IZ RPO WP poza weryfikacją zgodności przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ze stosownymi przepisami (ustawa prawo zamówień publicznych lub zasada konkurencyjności) jest zobligowana również do badania czy w danym postępowaniu mogło dojść do stosowania praktyk ograniczających konkurencję – tzw. zmowa przetargowa, a w przypadku uzasadnionych podejrzeń zawiadomienia Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
Zaznaczyć należy, że zmowa przetargowa nie dotyczy tylko sytuacji, w której stronami zaangażowanymi w zmowę są potencjalni wykonawcy, ale może także obejmować zmowę pomiędzy zamawiającym oraz wykonawcą. Do najczęściej występujących mechanizmów zmów przetargowych zaliczyć można m.in.:
- oferty kurtuazyjne, gdy potencjalny konkurent składa ofertę celowo mniej atrakcyjną niż oferta wytypowana do zwycięstwa,
- rozstawienie i wycofywanie ofert – zmawiający się uzgadniają treść ofert, w których ceny są odpowiednio zróżnicowane. Jeśli po otwarciu ofert okazuje się, że oferty członków kartelu zajmują dwa pierwsze miejsca, oferta zwycięska jest „wycofywana” poprzez nieuzupełnienie dokumentacji lub niekorygowanie błędów w ofercie, co powoduje wykluczenie oferenta. Jeżeli oferty członków kartelu znajdują się na trzech pierwszych miejscach, wycofywane są dwie najkorzystniejsze.
W celu uniknięcia wątpliwości co do zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zamawiający (lub podmiot występujący w jego imieniu) powinien unikać
w szczególności określania wymogów, które nie są uzasadnione specyfiką zamówienia, np.:
- nie dokonanie podziału zamówienia na części w sytuacji, gdy taki podział nie wiązałby się dla zamawiającego z nadmiernymi trudnościami – przykład: jedno zamówienie udzielane na rzecz kilku odrębnych od siebie podmiotów w różnych lokalizacjach, w którym nie dopuszczono możliwości składania ofert częściowych;
- wymóg przeprowadzenia wizji lokalnej z udziałem zamawiającego potwierdzone protokołem, w sytuacji gdy istnieje możliwość opisania przedmiotu zamówienia bez takiego wymogu;
- określanie mało realnego terminu wykonania zamówienia, który może zniechęcić wykonawców nieuczestniczących w zmowie do udziału w postępowaniu (termin ten jest następnie wydłużony aneksem już po podpisaniu umowy albo opóźniany jest termin zawarcia umowy bez zaistnienia przesłanek uzasadniających takie opóźnienie);
- formalne utrudnienia na etapie prowadzenia postępowania, np.: możliwość zadawania pytań tylko z zachowaniem formy pisemnej (brak możliwości zadawania pytań mailem),
- ustalenie daty wniesienia wadium znacznie wcześniej niż termin składania ofert;
- nie udostępnienie w ramach dokumentacji zamówienia wzoru umowy jaka zostanie zawarta
z wykonawcą; - wskazywanie konkretnych parametrów urządzenia, które może spełnić tylko jeden produkt. W przypadku wątpliwości odnośnie opisu przedmiotu zamówienia Instytucja Zarządzająca może żądać potwierdzenia, że określone wymagania spełnia min. 3 produkty (a w przypadku powszechnie dostępnych produktów np. paneli fotowoltaicznych min. 5 produktów różnych producentów).
Wystąpienie, w zbiegu, kilku ww. okoliczności może być podstawą zawiadomienia Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, co wiązać się może z wielomiesięczną procedurą kontroli, a w sytuacji potwierdzenia wystąpienia zmowy przetargowej - utratą nawet całości dofinansowania oraz odpowiedzialnością karną wynikającą z art. 305 Kodeksu Karnego.
Zgodnie bowiem z Rozporządzeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 14 grudnia 2020 r., zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień przewiduje w sytuacji wykazania zmowy przetargowej korektę finansową w wysokości 10%, 25% lub 100% wydatków kwalifikowanych w zależności od wagi naruszenia (np. udziału w zmowie zamawiającego i/lub podmiotu występującego w jego imieniu).
Należy również dodać, iż w związku m.in. z wyborem przez Instytucję Zarządzającą kolejnych projektów do dofinansowania, w sytuacji gdy od daty złożenia wniosku o dofinansowanie do daty ogłoszenia zamówienia upłynęło na tyle dużo czasu, że pojawiły się kolejne generacje paneli fotowoltaicznych charakteryzujące się większą mocą, zamawiający na etapie prowadzonego postępowania powinien dopuścić możliwość zaoferowania przez wykonawcę również produktów nowszej generacji (o większej mocy jednostkowej) i nie odmawiać zmiany warunków zamówienia tylko z tego powodu, że złożył wniosek o dofinansowanie obejmujący panele o mocy np. 260 W czy 285 W. Podkreślić przy tym należy, iż z punktu widzenia Instytucji Zarządzającej, istotne jest przede wszystkim zachowanie mocy instalacji objętej zakresem rzeczowym projektu, (która ma wpływ na uzyskanie wskaźników projektu), a nie moc pojedynczego panelu zapisana we wniosku o dofinansowanie. Po podpisaniu umowy z wykonawcą stosowna zmiana uwzględniająca wynik udzielonego zamówienia powinna zostać zgłoszona do Instytucji Zarządzającej.