Głównym celem projektu jest kompleksowa zmiana procesu produkcyjnego, produktowego i organizacyjnego firmy i jej relacji z klientami w każdym aspekcie istniejących i przyszłych procesów B2B poprzez wdrożenie systemu automatycznej (Machine Learning) kategoryzacji i obiegu dokumentów z wykorzystaniem cyfrowego przetwarzania i rozpoznawania treści.
W związku z powyższym przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu automatycznej (Machine Learning) kategoryzacji i obiegu dokumentów z wykorzystaniem cyfrowego przetwarzania i rozpoznawania treści wykonane przy uwzględnieniu posiadanych przez firmę Imustela wyników prac B+R dotyczących opracowania założeń projektowych, metodologicznych i implementacyjnych. Moduły będące przedmiotem niniejszego zamówienia, które po przeprowadzeniu niezbędnych prac integracyjnych stworzą system automatycznej (Machine Learning) kategoryzacji i obiegu dokumentów z wykorzystaniem cyfrowego przetwarzania i rozpoznawania treści wdrożony do oferty Imustela jako innowacja produktowa, procesowa i organizacyjna.
- Moduł OCR Stacja Walidacyjna: Przyjmowanie, Rozpoznawanie, Przekazywanie Dokumentów
Moduł stanowiący element systemu obiegu dokumentów, umożliwiający przyjmowanie, rozpoznawanie, przekazywanie dokumentów odpowiednim osobom, działom – 1 szt.
- Moduł wiadomości: Tworzenie wiadomości/zadań
Moduł umożliwiający przekazywanie wiadomości odpowiednim osobom. – 1 szt.
- Moduł księgowy: odczyt faktur, integracje z programami księgowymi Comarch Optima, Symfonia, Raks w oparciu o API.
Moduł umożliwiający odczyt faktur, integracje z programami księgowymi w oparciu o API – 1 szt.
- Moduł Dekretacja: automatyczna dekretacja na centa kosztów i przychodów oraz projekty.
Moduł umożliwiający automatyczną dekretację na centa kosztów i przychodów oraz projekty – 1 szt.
- Moduł przetwarzanie umów: Przetwarzanie umów – Kontrahenci - Cenniki
Moduł umożliwiający przetwarzanie umów, tworzenie i zarządzanie Kontrahentami oraz tworzenie cenników – 1 szt.
- Moduł Przetwarzanie Protokołów: Przetwarzanie protokołów
Moduł umożliwiający tworzenie i przetwarzanie protokołów – 1 szt.
- Moduł Archiwizacja dokumentów, wyszukiwarka dokumentów: Archiwizacja dokumentów - Wyszukiwanie dokumentów
Moduł umożliwiający archiwizację i wyszukiwanie dokumentów – 1 szt.
- Moduł Administracja i uprawnienia: Tworzenie użytkowników – Kont klientów – Zarządzanie uprawnieniami
Moduł umożliwiający Tworzenie kont użytkowników oraz klientów oraz zarządzanie poziomem ich uprawnień – 1 szt.
Do kluczowych elementów świadczących o innowacyjności produktowej opisywanego systemu zaliczyć należy przede wszystkim:
- Automatyzację rozpoznawania i kontroli kosztów i przychodów (Machine Learning). System będzie automatycznie przypisywał koszty i przychody do odpowiednich kont kosztowych i przychodowych i do właściwych projektów.
- Wdrożenie nowej metody organizacyjnej oraz znacząco ulepszone e-usługi świadczone z wykorzystaniem wdrożonego systemu spowoduje znaczne udoskonalenie w sposobie świadczenia usług.
Bardziej szczegółowe informacje i dane udzielane są po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności.
Do postępowania zostaną dopuszczeni Wykonawcy spełniający następujące warunki:
1) Oferta będzie napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana (własnoręczny podpis) przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty;
2) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
3) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanych terminach;
4) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, wykażą realizację co najmniej trzech projektów w ostatnich 3 latach od publikacji niniejszego zapytania o łącznej wartości 1 000 000 PLN – wykaz zrealizowanych projektów załącznik nr 4 do zapytania;
5) W czasie trwania postępowania, oferent ma prawo do zadawania pytań wyjaśniających, które należy kierować drogą mailową na adres: biuro@imustela.pl. Wszelkie informacje dla potrzeb sporządzenia oferty mogą zostać udzielone w trakcie trwania postępowania w ciągu dwóch dni roboczych od otrzymania pytania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielania szczegółowych informacji, w tym w zakresie po podpisaniu przez Oferenta zgodnie z zasadami reprezentacji i przedłożeniu Zamawiającemu umowy o zachowaniu poufności danych zgodnie z załącznikiem nr 3.
6) Złożą oświadczenie na ofercie o braku występowania powiązań.
Zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia w/w warunków zobowiązany jest przedłożyć:
a. ofertę zawierającą:
- nazwę i adres oferenta;
- datę wystawienia oferty;
- dane pozwalające ocenić ofertę i przyznać punkty w ramach kryteriów;
- termin ważności oferty tj. do 31.05.2018 roku.
b. oświadczenia o następującej treści:
- Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie;
- Wykonawca oświadcza, iż podda się dobrowolnemu naliczeniu kar w razie niewykonania lub nieterminowego lub nienależytego wykonania zobowiązania – Ewidencja księgowa kar umownych odbywać się będzie na podstawie noty obciążeniowej;
- Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
- Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
- Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanych terminach.
- Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z firmą IMUSTELA Sp. z o.o.
- Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie między firmą IMUSTELA Sp. z o.o., lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu firmy IMUSTELA Sp. z o.o., lub osobami wykonującymi w imieniu firmy IMUSTELA Sp. z o.o., czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
-
1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
5) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.
Potwierdzeniem braku powiązań kapitałowych lub osobowych jest złożenie przez oferenta oświadczenia o braku występowania w/w powiązań (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego).
Sposoby składania ofert:
- osobiście w siedzibie firmy: sekretariat firmy IMUSTELA Sp. z o.o. ul. Plac Wolności 13/2, 35-073 Rzeszów, pocztą, listem poleconym, kurierem na adres firmy: ul. Plac Wolności 13/2, 35-073 Rzeszów.
- pocztą elektroniczną na adres mailowy: biuro@imustela.pl.
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
A. Punkty w ramach kryterium „ceny netto” będą przyznawane wg następującej formuły:
C min
A c = —————– x 100% x 60
C r
C min – cena minimalna z pośród zebranych ofert
C r – cena oferty rozpatrywanej
A n – ilość punktów przyznana ofercie
B. Punkty w ramach kryterium „Termin realizacji zlecenia”.
Punkty w ramach kryterium „termin realizacji zlecenia” będą przyznawane wg następujących przedziałów:
T min
A t = —————– x 100% x 20
T r
T min – Najkrótszy termin realizacji z pośród zebranych ofert (liczba dni)*
T r – Termin oferty rozpatrywanej (liczba dni)*
A t – ilość punktów przyznana ofercie
*dni będą liczone jako różnica podanego terminu realizacji zamówienia a daty rozpoczęcia zamówienia tj.: 01.05.2018 r.
C. Punkty w ramach kryterium „Gwarancja”
Punkty w ramach kryterium „Gwarancja” będą przyznawane wg następujących przedziałów:
G r
A g = —————– x 100% x 20
G max
G max – Najdłuższa gwarancja z pośród zebranych ofert (miesiące)
G r – Gwarancja oferty rozpatrywanej (miesiące)
A g – ilość punktów przyznana ofercie
W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Zastrzeżenia
- Imustela Sp. z o.o., zastrzega sobie prawo z rezygnacji z realizacji zlecenia w przypadku gdyby kwota najtańszej złożonej oferty przekraczała wartość założeń przyjętych w projekcie;
- Imustela Sp. z o.o., nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty;
- Imustela Sp. z o.o., zastrzega sobie prawo w każdej chwili do zmian całości lub części zapytania ofertowego.
XIII. Załączniki
- Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;
- Załącznik nr 2 – Oświadczenia Wykonawcy;
- Załącznik nr 3 – Umowa o zachowaniu poufności;
- Załącznik nr 4 – Lista projektów.