Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług (doradczych i eksperckich oraz informatycznych i technicznych), a także dostarczenie Wartości Niematerialnych i Prawnych (WNiP) w celu stworzenia i wdrożenia systemu - platformy B2B SMART-Booking.
Platforma SMART-Booking ma powstać w oparciu o najnowsze technologie informatyczne, a specjalnie przygotowany silnik procesów biznesowych i narzędzia umożliwiające zarządzanie procesami biznesowymi ma ułatwić prowadzenie spraw pomiędzy Zamawiającym a jego klientami. Platforma ma umożliwiać zarządzanie dokumentami przychodowymi i kosztowymi wymienianymi między klientami a Zamawiającym wraz z automatyzacją obsługi płatności.
Proponowane rozwiązanie ma zapewnić obiekty do przechowywania metadanych związanych z dokumentami, partnerami i danymi pobranymi z systemów zewnętrznych. Głównymi klientami Zamawiającego są małe i średnie organizacje, na rzecz których Zamawiający świadczy usługi księgowo-finansowe. Stworzony system ma umożliwić automatyzacje następujących procesów biznesowych Zamawiającego
1. Proces obsługi księgowej
1.1. Podproces obsługi dokumentów przychodowych
1.2. Podproces obsługi dokumentów kosztowych
1.3. Podproces obsługi płatności
2. Proces pomocniczy
2.1 Podproces zarządzania metadanymi klientów
2.2 Podproces raportowania i analiz
2.3 Podproces kontraktowania usług dodanych
Wdrożenie platformy B2B SMART-Booking, składającej się z wersji stacjonarnej oraz lekkiej (mobilnej) umożliwi automatyzację procesów, które obecnie realizowane są w sposób tradycyjny i manualny.
Przedmiot zamówienia obejmuje 4 etapy:
ETAP 1.
Nabycie Wartości Niematerialnych i Prawnych (WNiP) :
- Moduł metadanych: Ze względu na potrzebę przechowywania i zarządzania danymi związanymi z klientami Zamawiającego konieczne jest nabycie modułu do tworzenia, wyszukiwania oraz zarządzania bazą klientów.
- Moduł repozytorium dokumentów: Centralne repozytorium dokumentów będzie miejscem zapewniającym ustandaryzowane, jednolite i bezpieczne źródło informacji o dokumentach elektronicznych zgromadzonych podczas współpracy z klientami. Dokumenty wpływające do Zamawiającego będą oznakowane specjalnym kodem QR, skanowane, poddane analizie i rozpoznawaniu tekstu (proces OCR), a następnie umieszczane i archiwizowane w repozytorium. Moduł jest niezbędny do zastąpienia obiegu dokumentów papierowych obiegiem elektronicznym.
- Moduł faktur: Moduł faktur będzie miejscem gdzie klienci będą mogli przypisywać centra kosztowe (MPK) do poszczególnych faktur. Bazując na przygotowanych metadanych z modułu repozytorium dokumentów oraz opisie będzie można agregować dane i przesyłać je do systemu finansowo – księgowego Zamawiającego.
- Moduł integracyjny: Ze względu na potrzebę integracji i wymianę elektroniczną danych pomiędzy platformą B2B a innymi systemami informatycznymi Zamawiającego konieczny jest zakup modułu umożliwiającego integrację. Integrowane będą nie tylko systemy informatyczne, ale również urządzenia takie jak skanery, drukarki czy czytniki.
ETAP 2.
Nabycie Wartości Niematerialnych i Prawnych (WNiP):
- Moduł zarządzania projektami: Zamawiający ma potrzebę zapewnienia narzędzia pozwalającego na rejestrację zleceń klientów / zadań do wykonania, przypisanie zadań do poszczególnych wykonawców, możliwość śledzenia statusu zaawansowania i zakończenia realizacji zadania, rejestrowanie czasu poświęconego na wykonanie zadania, przypisanie kosztu wykonanego zadania. Moduł ma umożliwić automatyczną wycenę obsługi klienta oraz efektywne zarządzanie realizacją zadań wewnątrz organizacji Zamawiającego.
- Moduł Business Intelligence: Zamawiający ma potrzebę stworzenia spójnego i pobierające dane z różnych źródeł środowiska raportowego, które zastąpi ręczne przygotowywanie raportów i analiz. Zakupiony moduł musi umożliwiać definiowanie formatek i pliku wyjściowego oraz pól jakie mają się znaleźć na raporcie zgodnie z potrzebą i oczekiwaniem klienta. Moduł ma mieć możliwość generowania raportów cyklicznych i dystrybuowanie ich do klientów według określonych procedur.
ETAP 3.
Nabycie Wartości Niematerialnych i Prawnych (WNiP):
- Moduł BPM: Każdy zamodelowany proces musi opierać się na silniku, który ten proces obsłuży. Zamawiający oczekuje, że moduł BPM będzie mógł posiadać stany, które określą możliwe do podjęcia działania przez określone osoby i umożliwi graficzne modelowanie procesu. Niezbędne będzie też zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami.
ETAP 4.
Usługi doradcze i eksperckie
- Instalacja i parametryzacja środowiska rozwojowego w domenie Zamawiającego: Ze względu na wytwarzanie nowych elementów oprogramowania konieczne jest stworzenie właściwego środowiska rozwojowego. Środowisko będzie stanowiło element infrastruktury Zamawiającego i posłuży do rozwoju i wdrażania kolejnych wersji tworzonej platformy B2B SMART-Booking,
- Wdrożenie (integracja w środowisku rozwojowym) zakupionego oprogramowania: Usługa doradcza w tym zakresie będzie miała na celu efektywną instalację dedykowanego systemu B2B SMART-Booking na serwerach oraz jego parametryzację w środowisku rozwojowym
- Zapewnienie jakości, zgodności i bezpieczeństwa: W ramach zadania przeprowadzone zostaną procedury audytu kodu aplikacyjnego dostarczonego oprogramowania wraz z audytem bezpieczeństwa i zgodności z założeniami wypracowanymi w fazie pierwszej oraz GIODO / RODO.
- Pilotażowe uruchomienie procesów objętych wdrożeniem.
- Uruchomienie wszystkich procesów wraz z obsługą integracji z innymi systemami partnerów.
- Zasilenie systemu danymi produkcyjnymi
- Audyt ODO-audyt kodu aplikacyjnego dostarczonego oprogramowania wraz z audytem bezpieczeństwa i zgodności z założeniami projektu oraz GIODO / RODO.
- Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres e-mail etprofserv@gmail.com, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres siedziby Zamawiającego, to jest PROFSERV Ewa Szczepanowska-Taszycka, ul. Wilcza 4, 38-500 Sanok.
- Otwarcie i ocena ofert zostanie dokonana w dniu 01.03.2018 r. o godzinie 12:00, a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony w siedzibie Zamawiającego, a także opublikowany na stronie internetowej RPO WP.
- Oferty złożone po wskazanym powyżej terminie nie będą rozpatrywane.
- Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
- W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert
- Oferta musi być ważna przez minimum 30 dni od terminu składania ofert
- Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert częściowych
- Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert wariantowych.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo nie dokonywania wyboru Wykonawcy.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do niepodpisania umowy z Wykonawcą w przypadku niezawarcia umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPOWP.
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
a. Kryterium 1 (K1) Cena oferty brutto - 80 %
Oferta będzie oceniana dla w/w kryterium wg następującego wzoru:
(Cena minimalna (najniższa spośród złożonych ofert)
K1 = -------------------------------------------------------- x 80 pkt
(Cena przedstawiona w ofercie)
b. Kryterium 2 (K2) zadeklarowany łączny termin realizacji prac (podany w dniach od dnia zawarcia umowy) - 20 %
Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru:
(Termin najkrótszy spośród złożonych ofert)
K2 = -------------------------------------------------------- x 20 pkt
(Termin przedstawiony w ofercie)
Oferta, która otrzyma największą, łączną ilość punktów uznana zostanie za najkorzystniejszą.
Ocena ogólna poszczególnych ofert dokonywana będzie w oparciu o poniższy wzór:
O = K1 + K2
gdzie:
O – oznacza łączną ocenę, jako sumę punktów w poszczególnych kryteriach
K1 – liczba punktów uzyskanych w kryterium „Cena”
K2 – liczba punktów uzyskanych w kryterium „Termin realizacji”
Jeżeli nie będzie możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawiać będzie taką samą ilość punktów, wówczas Zamawiający wezwie tych Oferentów do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, w których przedstawią oni opis rozwiązań wspierających ochronę środowiska stosowanych w ich przedsiębiorstwach. Zamawiający wybierze wówczas ofertę tego Oferenta, którego polityka proekologicznego działania uznana zostanie za bardziej efektywną.
W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Zamawiający zastrzega sobie możliwośćwprowadzenia zmian do zawartej umowy, z zastrzeżeniem, że nie będą one prowadziły do zmiany charakteru umowy, w szczególności z następujących powodów:
- uzasadnionych zmian w zakresie i sposobie wykonania przedmiotu zamówienia,
- obiektywnych przyczyn niezależnych do Zamawiającego lub Oferenta,
- okoliczności siły wyższej,
- zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy,
- zmiany zakresu zadań lub terminów realizacji projektu, w ramach którego będzie wykonywane dzieło.