Przedmiotem zamówienia jest dostawa webowej platformy B2B (dalej ,,System’’ lub ,,Platforma’’) udostępniającej rozbudowany system CRM działający w rozproszonym układzie stanowisk pracy, który w sposób elastyczny będzie wspierał obsługę klienta nowoczesnymi sposobami komunikacji (telefon, email, sms, chat).
Przedmiot zamówienia musi być wolny od wszelkich wad fizycznych i prawnych oraz obciążeń prawami osób trzecich, kompletny, w pełni funkcjonujący, zdatny do użytkowania.
Szczegółowy opis techniczno-funkcjonalny Systemu został zamieszczony w Załączniku nr 2 do Zapytania. Oferowany system musi posiadać wszystkie opisane w Załączniku 2 elementy oraz elementy wskazane w niniejszym punkcie. Jeśli oferowany system nie będzie posiadał któregokolwiek z wymaganego elementu, oferta zostanie odrzucona.
Ze względu na to, że informacje zawarte w załączniku nr 2 stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji), oferent, który chce złożyć ofertę w ramach niniejszego postępowania, zobowiązany jest do wcześniejszego podpisania Oświadczenia o zobowiązaniu do zachowania poufności (Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego) i dostarczenia oryginału tego oświadczenia na adres siedziby Zamawiającego. Po otrzymaniu podpisanego oświadczenia, Zamawiający niezwłocznie prześle Załącznik nr 2 drogą elektroniczną na podany przez oferenta adres e-mail.
1. Oferowany system musi spełniać minimalne wymagania, tj. musi posiadać co najmniej wszystkie funkcje i elementy opisane w Załączniku nr 2 oraz punkcie II Zapytania.
2. Dostawcy biorący udział w postępowaniu muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia oraz uprawnienie do wykonywania określonej działalności, jeżeli są wymagane przepisami prawa.
3. Dostawca nie może być powiązany osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym poprzez: uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej; posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnienie funkcji: członka organu zarządzającego lub nadzorczego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; nie może pozostawać z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.
4. Zamawiający może wykluczyć oferenta na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia, pod warunkiem uzyskania informacji opisanych w punkcie IV.3 niniejszego zapytania.
5. Dostawca musi zabezpieczyć swoją ofertę wadium w wysokości 40 000,00 PLN (słownie: czterdzieści tysięcy złotych 00/100). Wadium musi zostać wniesione przed upływem terminu składania ofert w formie i w sposób, jak określono w punktach poniżej. Oferta, która nie zostanie zabezpieczona wadium w wymaganej wysokości i formie oraz w wymaganym terminie, zostanie odrzucona.
a. Sposób i termin wniesienie wadium
Dane do przelewu:
K3K Sp. z o.o., Jasienica Rosielna 330, 36-220 Jasienica Rosielna
Rachunek bankowy: 26 1140 2004 0000 3802 7638 3446 (mBank S.A.)
Tytuł przelewu: WADIUM – do Zapytania 1/1.4.1/2017
Wniesienie wadium w formie przelewu bankowego Zamawiający będzie uważał za skuteczne tylko wówczas, jeśli wpłynie ono na w/w rachunek w terminie składania ofert.
b. Zwrot wadium
Zamawiający zwróci oferentom wniesione wadium w wartości nominalnej w terminie 14 dni od dnia zakończenia terminu składania ofert, określonego w punkcie III Zapytania.
6. Dostawca musi przedłożyć kopię aktualnej polisy OC w ramach prowadzonej działalności gospodarczej na wartość min. 250 000,00 PLN oraz zobowiązanie do jej przedłużania na czas obowiązywania gwarancji w ramach umowy.
K3K Sp. z o.o., Jasienica Rosielna 330, 36-220 Jasienica Rosielna
1. Oferty, które spełnią wszystkie wymogi formalne, zostaną poddane ocenie punktowej według następujących kryteriów:
a. Cena netto w PLN (C) – waga punktowa: 65
b. Gwarancja w miesiącach (G) – waga punktowa: 20
c. Czas reakcji na zgłoszenie serwisowe (S) – waga punktowa: 15
Maksymalna liczba punktów, które może uzyskać Dostawca wynosi 100.
Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
2. Punkty przyznawane za kryterium CENA będą liczone w następujący sposób:
Najniższa cena w postępowaniu / cena oferty x 65
Do wyliczeń będzie brana pod uwagę cena netto w PLN za cały przedmiot zamówienia. Maksymalna ilość punktów w tym kryterium wynosi 65.
3. Punkty przyznawane za kryterium GWARANCJA będą liczone w następujący sposób:
Gwarancja w ofercie / najdłuższa oferowana gwarancja x 20
Do wyliczeń będzie brany pod uwagę okres gwarancji podany w miesiącach kalendarzowych, liczonych od dnia podpisania końcowego protokołu uruchomienia systemu. Okres gwarancji nie może być krótszy niż 24 miesiące. Jeśli oferowana gwarancja będzie krótsza niż 24 miesiące, oferta zostanie odrzucona.
Gwarancja jest rozumiana jako zobowiązanie Dostawcy do usuwania błędów Systemu w zakresie określonym w umowie dostawy. Błędem jest funkcjonowanie Oprogramowania w sposób niezgodny z dokumentacją lub z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie udokumentowanych funkcji Systemu.
Maksymalna ilość punktów w tym kryterium wynosi 20.
4. Punkty przyznawane za kryterium SERWIS będą liczone w następujący sposób:
Najszybsza reakcja na zgłoszenie / reakcja na zgłoszenie wskazana w ofercie x 15
Do wyliczeń będzie brany pod uwagę czas reakcji na zgłoszenie serwisowe podany w godzinach*, liczony od momentu zgłoszenia usterki/błędu drogą elektroniczną lub telefoniczną.
Za reakcję na zgłoszenie serwisowe uznaje się usunięcie usterki/błędu. Czas reakcji nie może być dłuższy niż 48 godzin. Jeśli oferowany czas reakcji serwisowej będzie dłuższy, oferta zostanie odrzucona.
Maksymalna ilość punktów w tym kryterium wynosi 15.
*Godziny rozumiane jako godziny 08:00 – 16:00 w dni robocze, z wyłączeniem sobót, niedziel oraz dni ustawowo wolnych od pracy.
5. Suma punktów za powyższe kryteria będzie stanowiła ocenę końcową oferty. Oferta z najwyższą liczbą punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą.
6. Jeśli Dostawca nie poda któregokolwiek z powyższych kryteriów, jego oferta zostanie odrzucona.
W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi oferentów o dokonanym wyborze, po czym podpisze z wybranym Dostawcą umowę na dostawę przedmiotu zamówienia, na warunkach określonych w ofercie.
2. Dostawca zobowiąże się w umowie do przekazania przedmiotu zamówienia wraz z przeniesieniem wszelkich praw autorskich majątkowych na Zamawiającego.
3. W umowie Zamawiający przewiduje wprowadzenie następujących kar umownych:
a. za każdy dzień opóźnienia w realizacji przedmiotu zamówienia – 0,3% ceny netto
b. za każdy dzień opóźnienia w przypadku nieterminowego wykonywania przez Dostawcę obowiązków wynikających z gwarancji – 0,3% ceny netto
c. w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy – 30% ceny netto
d. za naruszenie obowiązku zachowania poufności w zakresie realizowanej umowy – Dostawca zapłaci karę w wysokości 100 000,00 PLN (słownie: sto tysięcy złotych).
4. Zamawiający dopuszcza płatności częściowe (łącznie w wysokości nie przekraczającej 80% wartości przedmiotu umowy). Pozostała kwota w wysokości niemniejszej niż 20% wartości przedmiotu umowy zostanie zapłacona po podpisaniu protokołu uruchomienia systemu.
5. Dostawca zobowiąże się w umowie do przedłużania polisy ubezpieczeniowej OC na okres trwania gwarancji.
6. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego (np. terminu realizacji zamówienia), w przypadku:
- gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy;
- zaistnienia okoliczności spowodowanych czynnikami zewnętrznymi, niemożliwymi do przewidzenia (działania siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie zamówienia w określonym pierwotnie terminie – termin zostanie przedłużony o czas działania siły wyższej oraz o czas potrzebny do usunięcia skutków tego działania)
- zmiany mogą zostać wprowadzone tylko za zgodą obu stron.
7. Zamawiający przewiduje możliwość istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści najkorzystniejszej oferty na następujących warunkach:
a. jeżeli zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy, konieczność zmian spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, a zmiany dotyczą w szczególności: zmiany ustawowej stawki podatku VAT; zmiany formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej przez Dostawcę lub Zamawiającego; zmiany terminu wykonania zamówienia z powodów niezawinionych przez Dostawcę, których nie można było wcześniej przewidzieć; realizacji dodatkowych robót, nieobjętych zamówieniem, o ile stały się one niezbędne i nie zostały dokonane z powodów ekonomicznych lub technicznych, zmiana Dostawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczące zwiększenie kosztów dla Zamawiającego a wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie;
b. jeżeli zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 209.000 euro i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w Umowie.
8. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian redakcyjnych Umowy oraz zmian będących następstwem zmian danych zarówno jego, jak i Dostawcy ujawnionych w rejestrach publicznych, a także zmian korzystnych z punktu widzenia realizacji przedmiotu Umowy, w szczególności przyspieszających realizację Zamówienia, obniżających koszt ponoszony przez Zamawiającego, bądź zwiększających użyteczność przedmiotu umowy.