Portal - Zamówienia Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego

1. Wstęp

Postępowanie prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszego zapytania ofertowego jest realizowane w celu stworzenia oraz dostawy systemu informatycznego dla e-usługi automatycznego zarządzania dostępem do mieszkań w ramach projektu „Wirtualny Konsjerż – innowacyjna platforma automatyzująca proces zarządzania wynajmu mieszkań” (wniosek o dofinansowanie nr RPPK.01.04.01-18-0483/17, Zadanie 1), realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa: I Konkurencyjna i innowacyjna gospodarka, Działanie: 1.4 Wsparcie MŚP, Poddziałanie: 1.4.1 Dotacje bezpośrednie, Typ projektu: 2 TIK.

Konkurs ofert jest realizowany zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 W Sprawie Udzielania Zamówień Współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, stanowiących Załącznik nr 1 do uchwały nr 281/5609/17 Zarządu Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie z dnia 7 marca 2017 r., w ramach osi priorytetowej I Konkurencyjna i innowacyjna gospodarka, działanie 1.4 Wsparcie MŚP, poddziałanie 1.4.1 Dotacje bezpośrednie, Typ projektu: 2 TIK. Zamówienie udzielane będzie w trybie postępowania ofertowego. Rozpoczęcie zamówienia nastąpi niezwłocznie po podpisaniu umowy.

Przedmiotem zamówienia jest nabycie wartości niematerialnych i prawnych w formie oprogramowania wraz z pełnym przeniesieniem praw autorskich do modułów oprogramowania bezpośrednio związanego z wdrażaną technologią. Rezultatem zamówienia jest stworzenie w ramach jednego zamówienia platformy internetowej automatyzującej zarządzanie wynajmem lokali „Wirtualny Konsjerż”, opierającej się o 6 modułów funkcjonalnych.

Ogólny opis 6 modułów systemu znajduje się poniżej. Z racji zawarcia w Specyfikacji Technicznej informacji wrażliwych dla przewagi konkurencyjnej projektowanego systemu e-usługi, opis szczegółowy modułów systemu oraz Specyfikacja Techniczna będzie udostępniona Dostawcy na żądanie tylko po podpisaniu przez Dostawcę umowy o zachowaniu poufności informacji i odesłaniu jej pocztą kurierską na wskazany adres korespondencyjny Zamawiającego tak, by została odebrana najpóźniej do dnia 18.10.2017r. do godziny 12:00, dzięki czemu Zamawiający będzie w stanie zwrotnie odesłać mailem Specyfikację Techniczną zamówienia tego samego dnia. Dostawca przedłoży ofertę i zrealizuje zamówienie zgodnie ze Specyfikacją Techniczną. Specyfikacja Techniczna służy wyłącznie do przygotowania oferty oraz przygotowania Szczegółowej Specyfikacji Techniczej. Nie dopuszcza się wykorzystywania jej w innym celu oraz udostępniania osobom postronnym.

Utworzona platforma internetowa będzie obsługiwać e-usługę zdalnego zarządzania lokalami.

Zgodnie z punktem B.2 wniosku o dofinansowanie nr RPPK.01.04.01-18-0483/17, niniejsze zapytanie dotyczy stworzenia systemu w oparciu o 6 etapów/modułów, z których moduł I jest krytyczny dla uruchomienia e-usługi w ogóle, natomiast etapy II-VI są jego rozszerzeniami umożliwiającymi dalszy rozwój usługi.

Z racji krótkiego czasu trwania projektu oraz w celu zapewnienia ciągłości pracy nad tworzeniem systemu e-usługi „Wirtualny Konsjerż”, zostanie wybrany jeden wykonawca systemu, który wykona następujące moduły I-VI w wyznaczonych terminach w ramach jednej umowy, jako jeden projekt informatyczny. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych na poszczególne moduły systemu

W celu osiągnięcia zadowalającego efektu pracy projektowej, Zamawiający wymaga stworzenia systemu Wirtualny Konsjerż w oparciu o międzynarodowe, ogólnodostępne standardy, dobre praktyki programistyczne i platformę programistyczną (tzw. framework), w celu zarówno osiągnięcia wysokiej jakości finalnego produktu, zachowania wysokich standardów bezpieczeństwa, elastyczności produktu na dalszą rozbudowę przez dowolny zespół developerski, jak i możliwości pozyskania dostawcy z jak najszerszej puli dostawców. Z tego powodu, w wyniku dokonanego rozeznania dostępnych technologii oraz framework’ów, Zamawiający oczekuje, że system Wirtualnego Konsjerża będzie tworzony w oparciu o uznany i ogólnodostępny („open-source”), darmowy framework PHP Symfony3 (lub równoważne) – Zamawiający wyklucza jednocześnie opieranie się o jakiekolwiek framework’i płatne.

2. Opis szczegółowy - moduły I-VI platformy Wirtualnego Konsjerża

Moduł I

Pierwszym etapem jest stworzenie w pełni funkcjonalnego modułu podstawowego platformy Wirtualnego Konsjerża, tj. umożliwiającego uruchomienie tzw. MVP (Minimum Viable Product) e-usługi - czyli systemu będącego minimalnie gotowym do wprowadzenia usługi na rynek wraz ze stroną internetową portalu. Prace związane z tym modułem to m.in. stworzenie:

• strony internetowej umożliwiającej logowanie się klientów do serwisu i do tworzenia kont w systemie (tzw. Panel Klienta), w postaci strony w formacie aplikacji webowej RWD (responsywnej), możliwej do wyświetlania na ekranach urządzeń mobilnych. Prace obejmują także graficzne przygotowanie platformy.
• funkcjonalnego systemu umożliwiającego zdalne zarządzanie dostępem do lokali przez ich właścicieli lub administratorów (poprzez Panel Klienta), opartego o aplikację webową RWD oraz aplikację mobilną, do zainstalowania na urządzeniach mobilnych, komunikującą się z nadajnikami w technologii NFC umożliwiającej zdalne śledzenie dostępu do lokali.
• tzw. backendu systemu, umożliwiającego administratorom zarządzanie klientami oraz treścią strony internetowej poprzez aplikację webową w formacie strony responsywnej (RWD) (Panel Administratora wraz z systemem CMS).
• natywnej aplikacji mobilnej wykorzystującej technologię NFC, służącej do zarządzania zdalnym dostępem do lokali.
• mechanizmu komunikacji mailowej oraz sms-owej pomiędzy aplikacją mobilną, backend-em systemu oraz użytkownikami, pozwalającemu na natychmiastowe przesyłanie wiadomości o zaistniałych wydarzeniach dotyczących zarządzanymi lokalami pomiędzy użytkownikami systemu.
• systemu poleceń, zintegrowanie modułu płatności, oraz innych mechanizmów potrzebnych do sprawnego zarządzania tworzonym systemem oraz e-usługą, oraz ich rozwojem.

Termin wykonania modułu I – 10.12.2017

Moduł II

Stworzenie modułu II obejmuje poszerzenie funkcjonalności modułu I platformy e-usługi o funkcjonalności dostępne nie tylko dla osób zarządzających lokalami, ale też dla osób ich używających (tzw. Panel Odwiedzającego), umożliwiający zarządzanie lokalem i kontakt pomiędzy osobami zarządzającymi jak i odwiedzającymi. Moduł II będzie wymagał m.in. stworzenia drugiej natywnej aplikacji mobilnej dla osób odwiedzających.

Termin wykonania modułu II – 28.2.2018

Moduł III

Stworzenie modułu III obejmuje poszerzenie funkcjonalności modułu I platformy e-usługi o całkowitą automatyzację zarządzania dostępem do lokali, uzupełniającą istniejący w ramach modułu I platformy system oparty o dedykowaną aplikację mobilną wymagającą interakcji użytkownika lokalu o rozwiązanie w pełni automatyczne, tym samym zwiększając wygodę z korzystania z e-usługi w najbardziej popularnych wśród odwiedzających miejscach.

Termin wykonania modułu III – 15.04.2018

Moduł IV

Stworzenie modułu IV obejmuje poszerzenie podstawowej e-usługi (Modułu I) o możliwość zakupu dodatkowych usług służących do obsługi lokali, opierających się o podstawową usługę platformy (tj. zdalne zarządzanie dostępem do lokali), i umożliwienie ich zakupu poprzez platformę Wirtualnego Konsjerża, a także całościowe wirtualne zarządzanie lokalami od strony oferowanych usług (tj. nie tylko pełną automatyzację zdalnego zarządzania dostępu do mieszkań, ale także umożliwienie wykonywania wszelkich usług zarządzania nimi zdalnie).

Termin wykonania modułu IV – 30.06.2018

Moduł V

Stworzenie modułu V obejmuje powielenie modułów I-IV w wersjach językowych dla rynków zagranicznych, z możliwością łatwego dodawania dodatkowych wersji językowych w miarę ekspansji e-usługi na rynki zagraniczne.

Termin wykonania modułu V – 31.08.2018

Moduł VI

Stworzenie modułu VI obejmuje stworzenie modułu wsparcia technicznego oraz e-learningu dla nowych klientów e-usługi, a także nowych usługodawców chcących współpracować z platformą Wirtualnego Konsjerża.

Termin wykonania modułu VI – 30.09.2018

3. Termin realizacji umowy oraz dostawy przedmiotu zamówienia:

Dostawa systemu umożliwiającego działania e-usługi Wirtualnego Konsjerża powinna odbywać się etapami zgodnie z planowanym oddawaniem do użytku poszczególnych modułów I-VI. Wybranie dostawcy nastąpi do 27.10.2017 r., tak aby można było rozpocząć prace programistyczne na przełomie października i listopada 2017 r. i oddać do użytku działający moduł I e-usługi do 10.12.2017 r. Termin realizacji wszystkich 6 modułów systemu to 30.09.2018 r., natomiast poszczególne moduły powinny być oddawane w terminach przypisanych do opisów konkretnych modułów we wcześniejszej części ogłoszenia o zamówieniu. Termin dostawy poszczególnych modułów funkcjonalnego systemu jest rozumiany jako przekazanie ich Zamawiającemu w umówionym terminie w postaci zainstalowania go na serwerach typu cloud, potwierdzonego podpisaniem przez obie strony umowy protokołu zdawczo-odbiorczego oznaczającego ich faktyczne i bezawaryjne funkcjonowanie.

Z racji planowanego korzystania z chmury obliczeniowej i możliwości użytkowania systemu Wirtualny Konsjerż w schemacie SaaS, nie jest konieczne ani rozważane instalowanie serwerów własnych w biurze firmy w Tarnobrzegu. Wymagana jest  możliwość instalacji platformy Wirtualnego Konsjerża w serwerach w tzw. chmurze.

Wymagany okres gwarancji na przedmiot zamówienia wynosi co najmniej 12 miesięcy od daty dostawy i ma zawierać co najmniej bezpłatne usuwanie usterek niewynikających z błędów specyfikacji technicznej.

4. Termin składania ofert

Oferty na stworzenie systemu e-usługi Wirtualnego Konsjerża powinny zostać złożone do 20.10.2017 r. , do 11:00.

5. Zmiany umowy

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy na dostawę przedmiotu zamówienia w zakresie wydłużenia wymaganego terminu dostawy tylko w przypadku zaistnienia niezależnych od Dostawcy lub Zamawiającego okoliczności, w szczególności w przypadku:

• wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa, które mają wpływ na realizację przedmiotu umowy;
• działania siły wyższej mającej bezpośredni wpływ na terminowość realizacji przedmiotu umowy.

Warunkiem zmiany umowy jest pisemne powiadomienie Zamawiającego w terminie 7 dni od momentu zaistnienia powyższych okoliczności o wystąpieniu przesłanek uzasadniających wydłużenie terminu wykonania przedmiotu zamówienia. Zmiana umowy jest możliwa jeżeli obie strony umowy wyrażą na nią zgodę i wymaga ona aneksu do umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Dostawca ma obowiązek zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z zapisami niniejszego zapytania ofertowego, załącznikami do niego m.in. Specyfikacją Techniczną oraz obowiązującymi przepisami prawa. Dostawca jest także odpowiedzialny za jakość przedmiotu zamówienia, jego zgodność ze Specyfikacją Techniczną i przepisami prawa.

W trakcie prowadzenia prac instalacyjnych i montażowych Dostawca jest zobowiązany przestrzegać przepisów bhp, ppoż. oraz regulacji w zakresie ochrony środowiska.

6. Wymagane dokumenty

W celu uczestnictwa w niniejszym postępowaniu Dostawca ma obowiązek dostarczyć wszystkie niżej wymienione dokumenty:

1.       Oferta na druku „Formularz ofertowy” (Załącznik nr 1)

2.       Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych (Załącznik nr 2) - wypełnia Zamawiający, należy podpisać przez Dostawcę w celu potwierdzenia zapoznania się z treścią dokumentu.

3.       Oświadczenie o nieistnieniu konfliktu interesów (Załącznik nr 3) - wypełnia Zamawiający, należy podpisać przez Dostawcę w celu potwierdzenia zapoznania się z treścią dokumentu.

4.       Oświadczenie Dostawcy (Załącznik nr 4)

5.       Specyfikacja techniczna przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 5) – dostępna na żądanie od Wykonawcy tylko po uprzednim podpisaniu Umowy o zachowaniu poufności przez Dostawcę (załącznik nr 6). Należy podpisać przez Dostawcę w celu potwierdzenia zapoznania się z treścią dokumentu i odesłać kurierem na adres korespondencyjny wskazany w zamówieniu.

6.       Umowa o zachowaniu poufności przez Dostawcę (załącznik nr 6) – należy podpisać przez Dostawcę w celu potwierdzenie zapoznania się z treścią dokumentu zanim  

7.       Wzór umowy na dostawę przedmiotu zamówienia (załącznik nr 7) - należy podpisać przez Dostawcę w celu potwierdzenia zapoznania się z treścią dokumentu.

8.       Wzór protokołu postępowania o udzielenie zamówienia (Załącznik nr 8) - wypełnia Zamawiający, należy podpisać przez Dostawcę w celu potwierdzenia zapoznania się z treścią dokumentu

 

Z racji braku możliwości załączenia oraz opublikowania w/w załączników poprzez portal http://zamowienia.podkarpackie.pl, Dostawcy zainteresowani udziałem w przetargu proszeni są o niezwłoczne przesłanie wiadomości o tytule „Zapytanie o przesłanie załączników dla projektu nr RPPK.01.04.01-18-0483/17 pod adres biuro@snikey.pl do dnia 17.10.2017r. do 12:00, z którego zwrotnie otrzymają wzory w/w załączników pocztą elektroniczną.

7. Informacje dodatkowe

Odpowiedzi na zapytania, złożone w formie email przez Dostawców, związane  z prowadzonym postępowaniem, Zamawiający przesyła zwrotnie Dostawcom na adres email, z którego zostały wysłane, w ciągu 48 godzin od ich otrzymania. 

Z racji napiętego grafika pracy zespołu projektowego Zamawiającego, zapytania w formie innej niż email nie będą rozpatrywane. Zamawiający rozpatruje zapytania przesłane w w/w formie do dnia 19.10.2017 r do godziny 16:00.

Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Dostawcami i udzielania stosownych wyjaśnień i odpowiedzi jest Hubert Stuczyński, wiceprezes zarządu firmy Wirtualny Konsjerż sp. z o.o., e-mail: hubert@snikey.pl, tel. 503 967 087.

W kwestiach nieuregulowanych niniejszym zapytaniem ofertowym znajdują zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

8. Słownik pojęć:

„Zamawiający” –  Wirtualny Konsjerż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

„Dostawca”- podmiot, który ubiega się o wykonane zamówienia, złoży ofertę na wykonanie zamówienia i/lub zawrze umowę na dostawę przedmiotu zamówienia.

„Przedmiot zamówienia” – nabycie wartości niematerialnych i prawnych w formie oprogramowania wraz z przeniesieniem praw autorskich do modułów oprogramowania bezpośrednio związanego z wdrażaną technologią i świadczeniem e-usługi w oparciu o platformę internetową Wirtualny Konsjerż, opierającą się o 6 modułów funkcjonalnych, opisaną w niniejszym zapytaniu ofertowym i załącznikach do niego, a w szczególności w Specyfikacji technicznej, zrealizowana w zakresie i na zasadach opisanych w niniejszym zapytaniu ofertowym i załącznikach do niego.

„Postępowanie” – postępowanie prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszego Zapytania ofertowego

„Oferta” – oferta na Przedmiot zamówienia, przedłożona przez Dostawcę na Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

„Umowa” – umowa na dostawę przedmiotu zamówienia, sporządzona według wzoru Załącznika do niniejszego zapytania ofertowego.

„Zamówienie” – zamówienie, którego przedmiot został w sposób szczegółowy opisany w  niniejszym zapytaniu ofertowym i załącznikach do niego, a w szczególności w Specyfikacji technicznej.

„Usterka” – przyczyna wadliwego działania oprogramowania, maszyny, urządzeń lub/i stan niesprawności oprogramowania maszyny, urządzenia, uniemożliwiający jego całkowitą lub częściową eksploatację.

9. Warunki udziału w postępowaniu

1. O udzielenie niniejszego Zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, zobowiązujący się do gotowości do realizacji usług w terminach wskazanych w niniejszym zapytaniu, tj. czy wykazany potencjał Oferenta jest wystarczający do terminowej realizacji umowy podpisanej przez Zamawiającego z Oferentem.

2. O udzielenie niniejszego Zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy posiadają zdolność do wykonywania działalności i czynności objętych przedmiotem zamówienia. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Dostawca posiada niezbędną wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie i potencjał do realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający uzna, że warunek ten został spełniony, jeżeli Dostawca podpisze Oświadczenie dostawcy, które stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

3. Oferent powinien posiadać:

• Odpowiednie zasoby osobowe zdolne do wykonania przedmiotu zamówienia -– w celu potwierdzenia spełnienia warunku Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są na etapie składania oferty załączyć Oświadczenie – załącznik nr 4 do zapytania ofertowego nr  1/2017,  z wskazaniem, iż w przypadku wyboru oferty danego Wykonawcy jako  najkorzystniejszej, oddelegują do realizacji zadania zespół posiadający odpowiednie wykształcenie i doświadczenie, w tym co najmniej:
• Web designer – 1 osoba, posiadająca co najmniej następujące kwalifikacje: 2 letnie doświadczenie na stanowisku web designera lub równoważnym i/lub realizowania zadań web designera.
• UI/UX designer – 1 osoba, posiadająca co najmniej następujące kwalifikacje: 2 letnie doświadczenie na stanowisku UI/UX designera lub równoważnym i/lub realizowania zadań web designera.
• Architekt systemu i aplikacji mobilnych  – 1 osoba, posiadająca co najmniej następujące kwalifikacje: 2 letnie doświadczenie na stanowisku architekt systemu lub równoważnym i/lub realizowania zadań architekta systemu
• Programista front-end  – 2 osoby, posiadające co najmniej następujące kwalifikacje: 3 letnie doświadczenie na stanowisku programisty front-endu lub równoważnym i/lub realizowania obowiązków i zadań programisty front-endu.
• Programista back-end (Symfony)  – 2 osoby, posiadające co najmniej następujące kwalifikacje: 3 letnie doświadczenie na stanowisku programista back-endu (Symfony) lub równoważnym i/lub realizowania obowiązków i zadań programisty back-endu (Symfony).
• Warunkiem podpisania umowy będzie przedstawienie składu zespołu i potwierdzenie posiadanego doświadczenie przez wszystkich członków zespołu Wykonawcy. W przypadku  niewystarczających kwalifikacji lub doświadczenia zespołu zaproponowanego przez Wykonawcę, Zamawiający zastrzega możliwość wezwania Wykonawcy do korekty. W  przypadku uchylania się Wykonawcy od przedstawienia kompletnego zespołu, Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy jako niespełniającą kryteriów zapytania ofertowego nr 1/2017 i wybierze kolejnego Wykonawcę z najwyższą ilością punktów.
• niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia.
• potencjał techniczny niezbędny do realizacji zamówienia
• uprawnienia do wykonywania uprawnionej działalności lub czynności jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
• sytuację finansową i ekonomiczną zapewniającą wykonanie przedmiotu zamówienia.
• z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeniu podlega Oferent, który złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania;

4. Wykonawca ubiegający się o realizację zamówienia musi wykazać się odpowiednim doświadczeniem potwierdzonym załączonymi wraz z ofertą realizacjami. Referencje w postaci printscreen’ów / screen’ów z ewentualnymi adnotacjami w formie plików tekstowych wskazują, iż w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania oferty (lub w przypadku prowadzenia działalności krócej – w tym okresie), ale nie później niż miesiąc przed złożeniem oferty, Wykonawca zrealizował i skutecznie oddał do użytku co najmniej:

• Pięć projektów posiadających co najmniej system CMS, zrealizowanych w oparciu o framework Symfony;
• Dwie natywne aplikacje mobilne, w tym co najmniej jedną wykorzystującą technologię NFC;
• Dwa projekty serwisów internetowych korzystających z zewnętrznych systemów płatności online zintegrowanych z systemem utworzonym przez Wykonawcę.
• Ocena spełnienia powyższych kryteriów nastąpi w formule „spełnia/nie spełnia” w oparciu o oświadczenia i dokumenty zawarte w formularzu ofertowym a w przypadku załączników w formule „załączono/nie załączono”

5. Dodatkowo, Wykonawca ubiegający się o realizację zamówienia musi przedstawić propozycję rozwiązania technicznego zdalnego dostępu do lokali opartego o technologię NFC, pozwalającą ocenić znajomość i zrozumienie tej technologii przez Wykonawcę i obejmującą:

• Propozycję wyboru nadajników NFC odpowiadających potrzebom projektu
• Uzasadnienie wyboru technologii i potrzebnych parametrów do ich wykorzystania przy budowie systemu oraz natywnej aplikacji mobilnej mającej się z nimi komunikować.
• Ocena spełnienia powyższych kryteriów nastąpi w formule „spełnia/nie spełnia” w oparciu o oświadczenia i dokumenty zawarte w formularzu ofertowym a w przypadku załączników w formule „załączono/nie załączono”.

6. Wykonawca ubiegający się o realizację zamówienia powinien doprecyzować ogólną Specyfikację Techniczną przedstawioną przez Zamawiającego o nowe informacje wynikające z przeanalizowania zamówienia przez Wykonawcę pod kątem technologii i rozwiązań, w których Zamawiający dysponuje tylko wiedzą ogólną (np. technologia NFC, natywne aplikacje mobilne, użycie framework’ów, itp.) i załączyć ją do oferty jako załącznik pokazujący całościowe spojrzenie Wykonawcy na projekt i pozwalający na ocenę przez Zamawiającego nie tylko kompetencji Wykonawcy, ale także wynikającego z nich spojrzenia na całość projektu Wirtualny Konsjerż.

7. W przypadku stwierdzenia braków w załącznikach złożonych przez Wykonawcę, Zamawiający zastrzega możliwość wezwania do uzupełnienia brakujących dokumentów.

8. O udzielenie niniejszego Zamówienia mogą ubiegać się tylko Dostawcy, którzy podpisali z Zamawiającym umowę o zachowaniu poufności.

9. O udzielenie niniejszego Zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy nie są podmiotami powiązanymi osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (dostawcy) a wykonawcą (dostawcą), polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa;
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający uzna, że warunek ten został spełniony, jeżeli Dostawca podpisze Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych, które stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego i Oświadczenie o nieistnieniu konfliktu interesów, które stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

10. O udzielenie niniejszego Zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy nie znajdują się w trudnej sytuacji ekonomicznej i finansowej, uniemożliwiającej lub zagrażającej realizacji zamówienia. Zamawiający uzna, że warunek ten został spełniony, jeżeli Dostawca podpisze Oświadczenie dostawcy, które stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

11. O udzielenie niniejszego Zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy udzielą co najmniej 12-miesięcznej gwarancji  na przedmiot zamówienia, liczony od daty dostawy, potwierdzonej protokołem zdawczo-odbiorczym.

12. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w przypadku nieotrzymania dofinansowania, bądź też powtórzenia czynności albo unieważnienia postępowania, jeżeli podmiot/podmioty biorące udział w postępowaniu wpłynęły na jego wynik w sposób sprzeczny z prawem lub niniejszymi Wytycznymi.

13. W sytuacji, kiedy Oferent nie zastosuje określonych w zapytaniu  wymagań co do sposobu przygotowania i złożenia  oferty, Zamawiający może odrzucić ofertę z przyczyn formalnych. Wówczas oferta nie będzie oceniana z uwzględnieniem kryteriów wyboru najkorzystniejszej ofert.

14. Zamawiający niezwłocznie po zakończeniu badania ofert pod względem zgodności z Warunkami zapytania ofertowego, tj. najpóźniej w ciągu 15 dni od zakończenia składania ofert, powiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty podając: nazwę i adres siedziby Wykonawcy wraz z uzasadnieniem wyboru lub zamknięciu zapytania ofertowego bez dokonania wyboru jakiejkolwiek oferty.

15. Zamawiający po dokonaniu oceny nadesłanych ofert zaproponuje oferentowi, który uzyskał największą ilość punktów, zawarcie umowy na realizację przedmiotu zamówienia.

10. Miejsce składania oraz otwarcia ofert: 

1. Ofertę należy złożyć na Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, w formie papierowej, pisemnej. Formularz oferty należy wypełnić komputerowo lub odręcznie, czytelnie nieścieralnym długopisem w kolorze innym niż czarny.

2. Do Formularza ofertowego należy dołączyć wszystkie dokumenty i załączniki wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.

3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych w ramach niniejszego zapytania ofertowego.

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych w ramach niniejszego zapytania ofertowego.

5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert w formie elektronicznej.

6. Zamawiający nie przewiduje wyboru oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej.

7. Dostawca zobowiązany jest przedłożyć ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym, Specyfikacji Technicznej i pozostałymi załącznikami do Zapytania ofertowego. Zamawiający odrzuci i nie będzie rozpatrywał przy ocenie oferty niespełniającej warunków określonych w Zapytaniu Ofertowym, Specyfikacji Technicznej i pozostałych załącznikach do Zapytania ofertowego lub złożonej po terminie wskazanym w pkt.17. 

8. Wszystkie strony Formularza ofertowego wraz z załącznikami muszą być ponumerowane i parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

9. Każda zmiana lub poprawka w tekście oferty musi być parafowana własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę, w przeciwnym razie nie zostanie ona uwzględniona.

10. Dostawca może wprowadzić zmiany, poprawki i uzupełnienia do złożonych ofert lub całkowicie wycofać złożoną uprzednio ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne oświadczenie o wprowadzeniu zmian, poprawek, uzupełnień lub wycofaniu oferty przed terminem składania ofert.

11. Oferta, jej zmiana, poprawka, uzupełnienie lub wycofanie złożone po terminie wyznaczonym do składnia ofert, nie zostaną rozpatrzone.

12. Formularz ofertowy wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami i dokumentami muszą być podpisane przez Dostawcę. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji Dostawcy przez osobę podpisującą ofertę nie wynika z dokumentu rejestrowego, wówczas do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo w oryginale lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

13. Formularz ofertowy należy sporządzić w języku polskim.

14. Zamawiający dopuszcza wyłącznie możliwość składania ofert w walucie polski złoty.

15. Ofertę wraz z dokumentami wskazanymi w zapytaniu ofertowym należy złożyć w szczelnie zamkniętej kopercie, uniemożliwiającej odczytanie jej zawartości przed wskazanym terminem. Kopertę należy zaadresować i opisać według poniższego wzoru:

Wirtualny Konsjerż Sp. z o.o.

Ul. Kolejowa 45a/113

01-210 Warszawa

Oferta w postępowaniu dotyczącym stworzenia systemu Wirtualny Konsjerż - zadanie nr 1 w ramach projektu nr RPPK.01.04.01-18-0483/17 do zapytania ofertowego nr 1/10/2017 z dnia 08.10.2017r.

Nie otwierać przed godziną 11.00 dnia 20.10.2017 r.

16. W przypadku oznakowania koperty niezgodnie z powyższym wzorem Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za przypadkowe otwarcie oferty przed upływem wyznaczonego terminu.

17. Ofertę  należy złożyć w formie papierowej pod adresem korespondencyjnym Zamawiającego tj. pod adresem Wirtualny Konsjerż Sp. z o.o., ul. Kolejowa 45a/113, 01-210 Warszawa, Polska, w terminie do dnia 20 października 2017 r. do godziny 11.00. W przypadku dostarczenia oferty za pośrednictwem Poczty Polskiej lub kuriera decyduje data i godzina wpływu oferty pod wskazany adres.

18. Otwarcie ofert nastąpi pod adresem korespondencyjnym Zamawiającego tj. ul. Kolejowa 45a/113, 01-210 Warszawa, Polska, w dniu 20  października 2017 r. o godzinie 12.00. Dostawcy mają możliwość stawienia się na otwarciu ofert w tym dniu i proszeni są u uprzedzenie o chęci przybycia u Zamawiającego.

19. Informacja o wyniku postępowania ofertowego zostanie opublikowana na stronie internetowej www.zamowienia.podkarpackie.pl najpóźniej do trzeciego dnia roboczego od 27.10.2017 r., tzn. planowanej daty wyboru Dostawcy. W tym terminie Zamawiający powiadomi również oferentów drogą mailową o wyborze najkorzystniejszej oferty, wskazując nazwę dostawcy, którego oferta została wybrana lub o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru jakiejkolwiek oferty.

21. Dostawcy będą związani ofertą przez okres 45 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, o którym mowa w pkt.17.

22. Każdy dostawca może przedłożyć tylko jedną ofertę.

23. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Dostawca.

24. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• zmiany warunków udzielenia zamówienia;
• zakończenia postępowania bez dokonywania wyboru Dostawcy;
• unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.

25. W przypadkach, o których mowa w pkt. 24., Dostawcy nie przysługuje w stosunku do Zamawiającego żadne roszczenie odszkodowawcze.

26. Po przeprowadzeniu procedury postępowania o udzielenie zamówienia i wyborze najkorzystniejszej oferty nastąpi podpisanie umowy na dostawę przedmiotu zamówienia z Dostawcą. Wzór umowy na dostawę przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zapytania ofertowego.

27. W przypadku gdy wybrany Dostawca, który otrzymał największą sumaryczną liczbę punktów, odstąpi od podpisania umowy na dostawę przedmiotu zamówienia z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Dostawcą, który uzyskał w postępowaniu kolejną najwyższą liczbę punktów.

28. Wybór oferty zostanie udokumentowany protokołem postępowania o udzielenie zamówienia, który Zamawiający sporządzi zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2014 - 2020 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych”, który stanowi w Załącznik nr 1 do Uchwały nr 281/5609/17 Zarządu Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie z dnia 7 marca 2017 r.

11. Termin wykonania całości zamówienia: 

30.09.2018 r.

12. Powiat: 

Tarnobrzeski

13. Informacja na temat zakresu wykluczenia : 

W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1.   uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

2.   posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

3.   pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

4.  pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Dodatkowo:

1. Z udziału w postępowaniu wykluczeni zostaną Dostawcy, którzy nie spełniają warunków, określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym lub/i załącznikach do niego.

2. Zamawiający odrzuci oferty niekompletne lub niezgodne z warunkami, określonymi w Zapytaniu ofertowym lub/i załącznikami do niego, a w szczególności ze Specyfikacją Techniczną.

3.  Oferty złożone po terminie wskazanym w niniejszym Zapytaniu ofertowym lub/i w niewłaściwym miejscu nie będą rozpatrywane.