Opis przedmiotu zamówienia:
Zamówienie dotyczy wyłonienia Wykonawcy usługi (znanego dalej Wykonawcą) polegającej na zarządzaniu projektem pn. „Wsparcie na rzecz zwiększenia wykorzystania TIK w szkołach podstawowych w Gminie Kolbuszowa w procesie nauczania oraz rozwijanie kompetencji kluczowych i informatycznych wśród nauczycieli i uczniów”.
W ramach zamówienia zakłada się wyłonienie personelu ww. projektu. Zamówienie jest podzielone na dwie części:
- cześć 1: Kierownik projektu,
- część 2: Specjalista ds. merytoryczno-finansowych.
Dopuszcza się zaangażowanie personelu pomocniczego.
Zakres rzeczowy projektu pn. „Wsparcie na rzecz zwiększenia wykorzystania TIK w szkołach podstawowych w Gminie Kolbuszowa w procesie nauczania oraz rozwijanie kompetencji kluczowych i informatycznych wśród nauczycieli i uczniów” został przedstawiony w załączniku 6 do niniejszego zapytania ofertowego – Wniosek o dofinansowanie.
Zakres obowiązków personelu projektu:
Część 1 - Kierownik projektu:
Planowanie, koordynowanie Zarządzanie projektem zgodnie z dokumentacją i procedurami projektu, a także z najlepszymi praktykami dot. zarządzania projektem;
Nadzór nad całością realizacji projektu, terminowym i właściwym realizowaniem projektu, w szczególności zarządzanie przedsięwzięciami na wszystkich jego etapach;
Organizacja działań projektu i zarządzanie nimi zgodnie z zapisami zawartymi we wniosku, zgodnie z budżetem i harmonogramem realizacji projektu dla osiągnięcia jego celów:
Utrzymywanie kontaktów oraz zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację projektu, w tym pracownikami Urzędu Miejskiego w Kolbuszowej, dyrektorami placówek szkolnych objętych projektem, Zespołem Oświatowym Miasta i Gminy Kolbuszowa, przedstawicielami WUP w Rzeszowie, wykonawcami działań realizowanych w ramach projektu;
Koordynacja prac zespołu projektowego i przedstawienie Zamawiającemu propozycji decyzji.
Koordynowanie pracy członków zespołu projektowego, w tym:
- nadzór nad organizacją prawidłowej realizacji projektu oraz nad zgodnością realizacji projektu z wytycznymi RPO WP na lata 2014-2020, dokumentacją programową, specyfiką projektu, prawem krajowym i wspólnotowym;
- nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem;
- opracowywanie i aktualizacja harmonogramu wydatków z budżetu;
- opracowywanie i aktualizacja harmonogramu wydatków z budżetu, przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu;
- nadzór nad prowadzeniem dokumentacji merytorycznej projektu zgodnie z wytycznymi programowymi;
- współpraca z Zamawiającym, w tym bezzwłoczne informowanie w formie pisemnej Zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach i zagrożeniach przy realizacji projektu;
- koordynowanie działań wszystkich uczestników projektu, tworzenie raportów, wydawanie poleceń i instrukcji;
- nadzór nad procesem rekrutacji uczestników projektu;
- nadzór nad organizacją procesu szkoleniowego dla nauczycieli oraz procesu edukacyjnego dla uczniów placówek objętych projektem;
- zarządzanie ryzykiem projektu, analiza ryzyka i podejmowanie działań mających na celu wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości;
- nadzór nad procesem rozliczania projektu pod względem merytorycznym;
- weryfikacja prawidłowości pod względem merytorycznym dokumentów finansowo - księgowych;
- zatwierdzenie kosztów pod względem ich kwalifikowalności i zgodności z budżetem projektu;
- rozliczanie projektu, ewidencjonowanie wydatków;
- po zakończeniu realizacji projektu rozliczenie finansowe i merytoryczne projektu, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, w tym sporządzenie końcowego wniosku o płatność;
- opracowanie dokumentacji monitoringu i ewaluacji projektu, prowadzenie działań ankietowych, monitoringu realizacji wskaźników i ewaluacja projektu;
- kontrola pomiaru i poziomu monitorowania wskaźników, rezultatów i oddziaływania projektu wskazanych we wniosku o dofinansowanie;
- koordynowanie zadań zleconych w ramach projektu podwykonawcom.
- działania informacyjno – promocyjne projektu;
- wprowadzanie wszelkich uwag naniesionych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie do czasu zatwierdzenia rozliczenia końcowego projektu- niezależnie od daty zakończenia rzeczowego i finansowego projektu oraz upływu terminu umowy zawartej z Zamawiającym (bez dodatkowego wynagrodzenia);
Współpraca z Zamawiającym oraz organami kontrolującymi;
Realizacja innych nie wymienionych powyżej zadań niezbędnych do prawidłowego zarządzania projektem.
Zorganizowanie zebrań dyrektorów placówek oświatowych (w miejscu wskazanym przez Zamawiającego) w celu omówienia sposobu realizacji zadania, terminów oraz zakresu obowiązków poszczególnych stron, problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu,
Przeprowadzenie spotkań organizacyjnych z prowadzącymi szkolenia,
Aktualizacja wniosku o dofinansowanie niezbędna w okresie realizacji umowy.
Wprowadzanie wszelkich danych niezbędnych do realizacji projektu do systemu SL 2014,
Udział we wszelkich kontrolach projektu (w tym doraźnych) prowadzonych przez WUP Rzeszów oraz inne organy kontroli.
Stały kontakt z uczestnikami projektu.
Minimalna liczba godzin w miesiącu przepracowanych na rzecz Zamawiającego – 100 godzin.
Część 2 - Specjalista ds. Merytoryczno-finansowych:
Planowanie, koordynowanie, zarządzanie projektem zgodnie z dokumentacją i procedurami projektu, a także z najlepszymi praktykami dot. zarządzania projektem;
Organizacja działań projektu i zarządzanie nimi zgodnie z zapisami zawartymi we wniosku, zgodnie z budżetem i harmonogramem realizacji projektu dla osiągnięcia jego celów;
opracowywanie i aktualizacja harmonogramu wydatków z budżetu projektu, przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu;
prowadzenie dokumentacji merytorycznej projektu zgodnie z wytycznymi programowymi,
w tym dokumenty i materiały osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, dokumentacja rekrutacyjna (w tym: oświadczenia RODO wszystkich uczestników projektu, zgody rodziców na uczestnictwo dzieci w zajęciach, itd.), dokumentacja działań promocyjnych projektu, dokumentacja dotycząca procesu szkoleniowego i edukacyjnego, w tym: listy obecności, dzienniki zajęć, itp.
wprowadzenie danych uczestników projektu do systemu SL 2014;
utrzymywanie kontaktów oraz zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację projektu, w tym pracownikami Urzędu Miejskiego w Kolbuszowej, dyrektorami placówek szkolnych objętych projektem, przedstawicielami WUP w Rzeszowie, wykonawcami działań realizowanych w ramach projektu;
współpraca z Kierownikiem Projektu, w tym bezzwłoczne informowanie w formie pisemnej Kierownika Projektu i Zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach i zagrożeniach przy realizacji projektu;
koordynowanie działań merytorycznych uczestników projektu, tworzenie raportów, wydawanie poleceń i instrukcji;
koordynowanie działań finansowo-rozliczeniowych projektu, tworzenie raportów, wydawanie poleceń i instrukcji;
organizacja i prowadzenie procesu rekrutacji uczestników projektu: współpraca z Zamawiającym nad opracowaniem dokumentów rekrutacyjnych, przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie, sporządzenie listy rankingowej, przygotowanie umów z uczestnikami projektu wraz z deklaracjami udziału w projekcie oraz zgodą na przetwarzanie danych osobowych (w tym m.in. weryfikacja formularzy rekrutacyjnych, deklaracji i oświadczeń uczestników projektu) .
organizacja procesu szkoleniowego dla nauczycieli oraz procesu edukacyjnego dla uczniów placówek objętych projektem;
zarządzanie ryzykiem projektu, analiza ryzyka i podejmowanie działań mających na celu wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości;
rozliczanie projektu pod względem merytorycznym;
weryfikacja prawidłowości pod względem merytorycznym dokumentów finansowo – księgowych;
zatwierdzenie kosztów pod względem ich kwalifikowalności i zgodności z budżetem projektu;
przygotowanie opisu faktur skonsultowanego z Zamawiającym oraz sprawozdań, raportów o finansowym postępie realizacji projektu;
przygotowywanie wniosków o płatność w systemie SL2014 we współpracy z Zamawiającym;
po zakończeniu realizacji projektu rozliczenie finansowe i merytoryczne projektu, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, w tym sporządzenie końcowego wniosku o płatność;
opracowanie dokumentacji monitoringu i ewaluacji projektu, prowadzenie działań ankietowych, monitoringu realizacji wskaźników i ewaluacja projektu;
kontrola pomiaru i poziomu monitorowania wskaźników, rezultatów i oddziaływania projektu wskazanych we wniosku o dofinansowanie;
po zakończeniu realizacji projektu rozliczenie finansowe i merytoryczne projektu, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, w tym sporządzenie końcowego wniosku o płatność;
przygotowywanie wymaganych umową o dofinansowanie dokumentów, raportów i sprawozdań;
rozliczanie projektu, przygotowywanie i aktualizacja zestawień faktur i płatności;
koordynowanie zadań zleconych w ramach projektu podwykonawcom.
opracowywanie tekstów do prasy;
działania informacyjno – promocyjne projektu, w tym opracowywanie tekstów do prasy na stronę internetową;
wprowadzanie wszelkich uwag naniesionych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie do czasu zatwierdzenia rozliczenia końcowego projektu- niezależnie od daty zakończenia rzeczowego i finansowego projektu oraz upływu terminu umowy zawartej z Zamawiającym (bez dodatkowego wynagrodzenia);
realizacja innych nie wymienionych powyżej zadań niezbędnych do prawidłowego zarządzania projektem.
Uczestnictwo w zebraniach dyrektorów placówek oświatowych (w miejscu wskazanym przez Zamawiającego) oraz przedstawienie sposobu realizacji zadania, terminów oraz zakresu obowiązków poszczególnych stron oraz problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu,
Udział w spotkaniach organizacyjnych z prowadzącymi szkolenia.
Wprowadzanie wszelkich danych niezbędnych do realizacji projektu do systemu SL 2014,
Udział we wszelkich kontrolach projektu (w tym doraźnych) prowadzonych przez WUP Rzeszów oraz inne organy kontroli.
Stały kontakt z uczestnikami projektu.
Minimalna liczba godzin w miesiącu przepracowanych na rzecz Zamawiającego – 100 godzin.
Inne wymagania (dla części 1 i części 2):
Proces zarządzania projektem będzie odbywać się pod kierownictwem Zamawiającego oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do stawienia się na konsultacje w siedzibie Zamawiającego w terminie do 24 godzin od pisemnego wezwania (fax, e-mail);
Wykonawca zobowiązany będzie do pełnienia obowiązków wynikających z umowy oraz pozostawania w kontakcie telefonicznym, fax i e-mailowym przez cały czas trwania umowy;
W celu prawidłowego wykonania zadań opisanych poniżej Wykonawca zobowiązany będzie odbywać spotkania robocze z Zamawiającym w trakcie realizacji projektu na każdorazowe polecenie Zamawiającego. W spotkaniach roboczych mają obowiązek wziąć udział wszystkie osoby złożone przez Wykonawcę do realizacji projektu.
W celu prawidłowego wykonania zadań opisanych poniżej Wykonawca zobowiązany będzie do dyspozycyjności od poniedziałku do piątku.
Wykonawca za zgodą Zamawiającego ma prawo zmiany osób zaangażowanych do realizacji projektu z zastrzeżeniem, że kwalifikacje osób biorących udział w projekcie będą spełniały minimalne wymogi określone w zapytaniu ofertowym.
Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia na poszczególne zadania mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) nie podlegają wykluczeniu – na potwierdzenie należy złożyć oświadczenie o braku powiązań – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszego zapytania ofertowego,
b) spełniają poniżej opisane warunki udziału w postępowaniu.
Kwalifikacje zawodowe wykonawcy lub osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia.
Wykonawca spełni ten warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że dysponuje następującymi osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu przedmiotu zamówienia:
Dla części 1: Kierownik projektu:
minimum 4 letnie doświadczenie w samodzielnym zarządzaniu projektami, zarządzaniu zespołami projektowymi (min. 4 projekty współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego - Europejskiego Funduszu Społecznego), wykształcenie wyższe;
Dla części 2: Specjalista ds. Merytoryczno-finansowych
min 3 lata w obsłudze merytorycznej i administracyjno-finansowej projektów (min. 4 projekty współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego), wykształcenie wyższe.
W celu potwierdzenia spełniania warunku dla części 1 i części 2 Zamawiający żąda od wykonawcy:
wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, odpowiedzialnych za wykonywanie zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
wykazu usług wykonanych (przez osoby wskazane do realizacji niniejszego zamówienia) nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres jest krótszy – w tym okresie wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty, miejsca wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, w szczególności informacji o tym czy usługi zostały wykonane prawidłowo.
Dowodami, o których mowa powyżej, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne dokumenty. Wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
dokument potwierdzający wykształcenie osób skierowanych do realizacji zamówienia.
Oferty w papierowej formie pisemnej należy przesłać na adres: Urząd Miejski w Kolbuszowej,
ul. Obrońców Pokoju 21, 36-100 Kolbuszowa lub złożyć w Urzędzie Miejskim w Kolbuszowej,
ul. Obrońców Pokoju 21, 36-100 Kolbuszowa – pokój nr 13 (sekretariat)
w terminie do 06 grudnia 2018r. do godziny 10:00. z dopiskiem na kopercie „Zarządzanie projektem pn. „Wsparcie na rzecz zwiększenia wykorzystania TIK w szkołach podstawowych
w Gminie Kolbuszowa w procesie nauczania oraz rozwijanie kompetencji kluczowych
i informatycznych wśród nauczycieli i uczniów”.
Otwarcie ofert nastąpi w Urzędzie Miejskim w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 21, 36-100 Kolbuszowa w pokoju nr 1 (sala narad) w dniu 06 grudnia 2018r. o godzinie 10:15.
Kryteria oceny ofert oraz informacja o wagach punktowych do poszczególnych kryteriów oceny:
Zamawiający przy wyborze oferty będzie się kierował poniższymi kryteriami określonymi
w sposób jednoznaczny i zrozumiały, umożliwiający sprawdzenie informacji przedstawianych przez wykonawców.
Nazwa kryterium: cena brutto
Waga kryterium: 100 %
Opis sposobu obliczenia punktów:
C= (C minX 100 %)/C bad
gdzie
C min cena ofertowa brutto oferty najtańszej
C bad cena ofertowa brutto oferty badanej
W tym kryterium można uzyskać maksymalnie 100 punktów. Przyznane punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
Opis sposobu obliczenia ceny:
Podana cena musi być wyrażona w PLN (polski złoty). Cena musi uwzględniać wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.
Wartość oferty należy podać netto i brutto z wyodrębnieniem podatku VAT.
W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Określenie warunków istotnych zmian umowy dla części 1 i części 2 zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Zamawiający wymaga od wykonawcy którego oferta zostanie wybrana, aby zawarł
z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego.
Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.
Zamawiający przewiduje w niniejszym zapytaniu ofertowym możliwość wprowadzenia zmian w zawartej umowie w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres w szczególności możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia wykonawcy, i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian.
Zakres, charakter oraz warunki wprowadzenia zmian w zawartej umowie.
Zmiana postanowień Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy jest możliwa poprzez:
zmianę sposobu wykonania przedmiotu Umowy,
zmianę zakresu przedmiotu Umowy
zmianę wynagrodzenia Wykonawcy lub
zmianę terminu/terminów określonych w umowie,
a zmiany dokonywane są w celu prawidłowej realizacji zadań objętych przedmiotem umowy
i osiągnięcia zamierzonych przez Zamawiającego rezultatów/celów;
Zmiana postanowień Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy jest możliwa
w sytuacji gdy:
Nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia powodująca, że realizacja przedmiotu Umowy
w niezmienionej postaci stanie się niecelowa. Zmiana tych przepisów musi wywierać bezpośredni wpływ na realizację przedmiotu umowy i może prowadzić do modyfikacji wyłącznie tych zapisów umowy, do których się odnosi,
Wystąpią uzasadnione przyczyny spowodowane czynnikami niezależnymi od Wykonawcy, które mają wpływ na jakość realizacji zamówienia/ uniemożliwiają realizację zamówienia
w pierwotnie określony sposób,
Zwiększenie ilości dostaw będących przedmiotem umowy,
Nie stanowią zmiany umowy następujące zmiany:
danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy, w szczególności zmiana numeru rachunku bankowego,
danych teleadresowych,
danych rejestrowych, numerów NIP, REGON, PESEL
będące następstwem sukcesji uniwersalnej dotyczącej stron Umowy,
zmiany Harmonogramu rzeczowo-finansowego przewidzianego w Umowie.
Wynikające ze zmian organizacyjnych po stronie Zamawiającego lub Wykonawcy,
w tym w szczególności w jego strukturze organizacyjnej.
Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają uprzedniej akceptacji Stron i formy pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności, muszą być dokonane przez umocowanych do tego przedstawicieli obu Stron. Podpisanie aneksu do umowy powinno być poprzedzone sporządzeniem protokołu konieczności zawierającego min. istotne okoliczności potwierdzające konieczność zawarcia aneksu oraz przedstawienie ewentualnych zmian w wynagrodzeniu umownym.
Do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.
Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej.