Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali konferencyjnej wraz z obsługą i zapewnieniem cateringu na potrzeby organizacji konferencji podsumowującej realizację projektu pn. „Rozbudowa, przebudowa i modernizacja oczyszczalni ścieków sanitarnych oraz przepompowni sieciowych kanalizacji sanitarnej w miejscowości Bircza” wyłonionego w ramach konkursu ogólnego nr RPPK.04.03.01-IZ.00-18-001/16 w ramach osi priorytetowej IV Ochrona środowiska naturalnego i dziedzictwa kulturowego, działania 4.3 Gospodarka wodno-ściekowa, poddziałania 4.3.1 Gospodarka ściekowa Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014 – 2020.
- Szczegółowy opis zamówienia dotyczący konferencji:
• Liczba uczestników konferencji: 50 osób,
• Miejsce konferencji: Bircza,
• Wykonawca zapewni salę przeznaczoną na przeprowadzenie konferencji, dostosowaną jednocześnie do podania i spożycia poczęstunku w ramach przerwy kawowej oraz podania i spożycia obiadu wraz z obsługą i cateringiem.
- Szczegóły dotyczące wyposażenia Sali.
Wykonawca zapewni:
- wyposażenie sali w minimum 50 krzeseł – ich rozstawienie, laptop, rzutnik multimedialny, oświetlenie sali, nagłośnienie i minimum 2 mikrofony, zorganizowanie i rozstawienie ekranu odpowiednio dużego do wyświetlenia na konferencji prezentacji Power Point, podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego użytego podczas konferencji i jego obsługę podczas trwania konferencji,
- wyposażenie sali w stoły do rozłożenia poczęstunku i naczyń w trakcie przerwy kawowej oraz obrusy materiałowe na stoły wraz z przybraniem, a także dodatkowy stół na brudne naczynia,
- wyposażenie sali w stoły i krzesła dla wszystkich uczestników konferencji podczas spożywania obiadu. Naczynia szklane, porcelanowe lub porcelitowe oraz sztućce ze stali nierdzewnej, serwetki jednorazowe, papierowe, składane dla każdego uczestnika,
- przygotowanie sali i poczęstunek przed konferencją i uprzątnie po jej zakończeniu,
- bieżące uzupełnianie poczęstunku oraz sprzątanie brudnych naczyń,
- personel do obsługi na miejscu odbywającej się konferencji, oraz pozostawanie personelu do dyspozycji zamawiającego i uczestników,
- możliwość skorzystania przez uczestników konferencji z bezpłatnej szatni oraz bezpłatnego parkingu.
W czasie konferencji przewidziano dwie przerwy:
- Przerwę kawową,
- Przerwę obiadową na zakończenie konferencji.
- Menu w przerwie kawowej i w czasie obiadu.
Menu przerwa kawowa:
• 2 lub więcej warników z wrzątkiem (min. 5 l) –woda bez ograniczeń, (herbata ekspresowa, torebki z zawieszką, każda sztuka pakowana osobno, 200 szt.)
• kawa rozpuszczalna typu classic – bez ograniczeń,
• kawa mielona – bez ograniczeń,
• śmietanka do kawy w płynie – bez ograniczeń,
• cukier biały – bez ograniczeń,
• cytryna – bez ograniczeń,
• woda mineralna gazowana butelkowana – po 500 ml na osobę,
• woda mineralna niegazowana butelkowana – po 500 ml na osobę,
• sok podawany w dzbankach – 3 rodzaje, po 100 ml każdego rodzaju na osobę,
• ciastka kruche – minimum po 60 g dla każdego z uczestników,
Menu obiad typu bufet szwedzki:
• Zupa (w przeliczeniu 350 ml na osobę),
• 1 danie mięsne o wadze 150 g na osobę + pasujący dodatek typu ziemniaki, kasza, ryż itp. o wadze 200 g na osobę,
• surówki / sałatki: 3 rodzaje, po 150 g każdego rodzaju na osobę,
• deser: 2 rodzaje ciast (1 ciasto typu domowego wypieku np. sernik, szarlotka i 1 ciasto z kremem), w przeliczeniu po 1,5 porcji na osobę.
Podczas obiadu podawane są: kawa, herbata, śmietanka do kawy, cukier, cytryna, woda mineralna
gazowana, woda mineralna niegazowana, zupa, ciepłe dania obiadowe, surówki / sałatki oraz deser. Poczęstunek uzupełniany jest na bieżąco oraz napoje ciepłe dostępne są bez ograniczeń (wymogi takie jak przy przerwie kawowej).
CPV:
- 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
- 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
- Ofertę należy złożyć Zamawiającemu w Urzędzie Gminy Bircza w sekretariacie lub na adres e-mail: sabinamajewska@bircza.pl w terminie do dnia 1 czerwca 2018 r. do godz. 10.00.
- Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego dnia 1 czerwca 2018r. o godz. 10.15
1. Wykonawca określi cenę ryczałtową brutto i netto za wykonanie zakresu, o którym mowa w rozdziale III.
2. Cena podana w ofercie powinna być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Cena ryczałtowa musi uwzględniać wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.
4. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:
- cena - 100% znaczenia
Zamawiający dokona oceny ofert w zakresie kryterium „Cena” na następujących zasadach:
a) Podstawą oceny ofert w tym kryterium będzie cena brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia, podana przez Wykonawcę w Formularzu oferty.
b) Oferta najtańsza spośród ofert nie odrzuconych otrzyma 100 punktów.
c) Pozostałe oferty proporcjonalnie mniej, według następującej formuły:
Pc=(Cn/Cb) *100
gdzie:
Pc – liczba punktów otrzymanych w kryterium „Cena”
Cn – cena najniższa wśród ofert nie odrzuconych
Cb – cena oferty badanej
5. Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która otrzyma największą ilość punktów.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji ceny w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
7. Umowa w sprawie zamówienia publicznego zostanie zawarta niezwłocznie po wyborze oferty.
W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Okoliczności uzasadniające odrzucenie oferty / unieważnienie postępowania przez zamawiającego:
- Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić w sytuacji, jeżeli:
- nie złożono co najmniej dwóch ważnych oferty, przy czym oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym nie stanowi ważnej oferty,
- cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
- Zamawiający podejmuje decyzję w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny.
- Odrzucenie oferty postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić w sytuacji, jeżeli:
- złożona oferta jest niezgodna z zapisami zawartymi w zapytaniu,
- zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, zamawiający zwraca się o udzielenie wyjaśnień. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.