Rodzaj zamówienia: 
Usługi
Numer projektu: 
RPPK.04.03.01-IZ.00-18-001/16
Zamawiający: 
Gmina Bircza , ul. Ojca Św. Jana Pawła II 2, 37-740 Bircza
Opis przedmiotu zamówienia: 

Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali konferencyjnej wraz z obsługą i zapewnieniem cateringu  na potrzeby organizacji konferencji podsumowującej realizację projektu pn. „Rozbudowa, przebudowa i modernizacja oczyszczalni ścieków sanitarnych oraz przepompowni sieciowych kanalizacji sanitarnej w miejscowości Bircza” wyłonionego w ramach konkursu ogólnego  nr RPPK.04.03.01-IZ.00-18-001/16  w ramach osi priorytetowej IV Ochrona środowiska naturalnego i dziedzictwa kulturowego, działania 4.3 Gospodarka wodno-ściekowa, poddziałania 4.3.1 Gospodarka ściekowa Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014 – 2020.

 

  1. Szczegółowy opis zamówienia dotyczący konferencji:

•   Liczba uczestników konferencji: 50 osób,

•   Miejsce konferencji: Bircza,

•   Wykonawca zapewni salę przeznaczoną na przeprowadzenie konferencji, dostosowaną jednocześnie do podania i spożycia poczęstunku w ramach przerwy kawowej oraz podania i spożycia obiadu wraz z obsługą i cateringiem.

 

  1. Szczegóły dotyczące wyposażenia Sali.

 

Wykonawca zapewni:

  • wyposażenie sali w minimum 50 krzeseł – ich rozstawienie, laptop, rzutnik multimedialny, oświetlenie sali, nagłośnienie i minimum 2 mikrofony, zorganizowanie i rozstawienie ekranu odpowiednio dużego do wyświetlenia na konferencji prezentacji Power Point, podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego użytego podczas konferencji i jego obsługę podczas trwania konferencji,
  • wyposażenie sali w stoły do rozłożenia poczęstunku i naczyń w trakcie przerwy kawowej oraz obrusy materiałowe na stoły wraz z przybraniem, a także dodatkowy stół na brudne naczynia,
  • wyposażenie sali w stoły i krzesła dla wszystkich uczestników konferencji podczas spożywania obiadu. Naczynia szklane, porcelanowe lub porcelitowe oraz sztućce ze stali nierdzewnej, serwetki jednorazowe, papierowe, składane dla każdego uczestnika,
  • przygotowanie sali i poczęstunek przed konferencją i uprzątnie po jej zakończeniu,
  • bieżące uzupełnianie poczęstunku oraz sprzątanie brudnych naczyń,
  • personel do obsługi na miejscu odbywającej się konferencji, oraz pozostawanie personelu do dyspozycji zamawiającego i uczestników,
  • możliwość skorzystania przez uczestników konferencji z bezpłatnej szatni oraz bezpłatnego parkingu.

 

W czasie konferencji przewidziano dwie przerwy:

  • Przerwę kawową,
  • Przerwę obiadową na zakończenie konferencji.

 

 

  1. Menu w przerwie kawowej i w czasie obiadu.

 

Menu przerwa kawowa:

•   2 lub więcej warników z wrzątkiem (min. 5 l) –woda bez ograniczeń, (herbata ekspresowa, torebki z zawieszką, każda sztuka pakowana osobno, 200 szt.)

•   kawa rozpuszczalna typu classic – bez ograniczeń,

•   kawa mielona – bez ograniczeń,

•   śmietanka do kawy w płynie – bez ograniczeń,

•   cukier biały – bez ograniczeń,

•   cytryna – bez ograniczeń,

•   woda mineralna gazowana butelkowana – po 500 ml na osobę,

•   woda mineralna niegazowana butelkowana – po 500 ml na osobę,

•   sok podawany w dzbankach – 3 rodzaje, po 100 ml każdego rodzaju na osobę,

•   ciastka kruche – minimum po 60 g dla każdego z uczestników,

 

 

Menu obiad typu bufet szwedzki:

•   Zupa (w przeliczeniu 350 ml na osobę),

•   1 danie mięsne o wadze 150 g na osobę + pasujący dodatek typu ziemniaki, kasza, ryż itp. o wadze 200 g na osobę,

•   surówki / sałatki: 3 rodzaje, po 150 g każdego rodzaju na osobę,

•   deser: 2 rodzaje ciast (1 ciasto typu domowego wypieku np. sernik, szarlotka i 1 ciasto z kremem), w przeliczeniu po 1,5 porcji na osobę.

 

Podczas obiadu podawane są: kawa, herbata, śmietanka do kawy, cukier, cytryna,  woda mineralna

gazowana, woda mineralna niegazowana, zupa, ciepłe dania obiadowe, surówki / sałatki oraz deser. Poczęstunek uzupełniany jest na bieżąco oraz napoje ciepłe dostępne są bez ograniczeń (wymogi takie jak przy przerwie kawowej).

 

 

CPV: 

- 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

- 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Termin składania ofert: 
piątek, Czerwiec 1, 2018 - 10:00
Miejsce składania oraz otwarcia ofert: 
  1. Ofertę należy złożyć Zamawiającemu w Urzędzie Gminy Bircza w sekretariacie lub na adres e-mail: sabinamajewska@bircza.pl w terminie do dnia 1 czerwca 2018 r. do godz. 10.00.
  2. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego dnia 1 czerwca 2018r. o godz. 10.15
Termin wykonania zamówienia: 
wtorek, Lipiec 31, 2018
Powiat: 
przemyski
Kryteria oceny ofert, ich znaczenie (waga) oraz opis sposobu przyznawania punktacji: 

1.    Wykonawca określi cenę ryczałtową brutto i netto za wykonanie zakresu, o którym mowa w rozdziale III.

2.    Cena podana w ofercie powinna być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3.    Cena ryczałtowa musi uwzględniać wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

4.    Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

cena - 100% znaczenia

Zamawiający dokona oceny ofert w zakresie kryterium „Cena” na następujących zasadach:

a)      Podstawą oceny ofert w tym kryterium będzie cena brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia, podana przez Wykonawcę w  Formularzu oferty.

b)      Oferta najtańsza spośród ofert nie odrzuconych otrzyma 100 punktów.

c)      Pozostałe oferty proporcjonalnie mniej, według następującej formuły:

               Pc=(Cn/Cb) *100                             

gdzie:

Pc – liczba punktów otrzymanych w kryterium „Cena”

Cn – cena najniższa wśród ofert nie odrzuconych

Cb – cena oferty badanej

 

5.    Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która otrzyma największą ilość punktów.

6.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji ceny w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

7.    Umowa w sprawie zamówienia publicznego zostanie zawarta niezwłocznie po wyborze oferty.

Informacja na temat zakresu wykluczenia : 

W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 Okoliczności uzasadniające odrzucenie oferty / unieważnienie postępowania przez zamawiającego:

  1. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić w sytuacji, jeżeli:
  1. nie złożono co najmniej dwóch ważnych oferty, przy czym oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym nie stanowi ważnej oferty,
  2. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
  3. Zamawiający podejmuje decyzję w sprawie unieważnienia postępowania o  udzielenie zamówienia bez podania przyczyny.
  1. Odrzucenie oferty postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić w sytuacji, jeżeli:
  1. złożona oferta jest niezgodna z zapisami zawartymi w zapytaniu,
  2. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, zamawiający zwraca się o udzielenie wyjaśnień. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w  stosunku do przedmiotu zamówienia.