Portal - Zamówienia Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu dziennika elektronicznego (dalej: e-dziennik lub system).

1. System musi posiadać możliwość prowadzenia elektronicznego dziennika lekcyjnego zgodnego z ustawą o ochronie danych osobowych oraz obowiązującymi przepisami MEN.
2. System musi być udostępniany w formie usługi (SaaS), i nie może wymagać instalacji na urządzeniach użytkowników (za wyjątkiem aplikacji mobilnych stanowiących alternatywną, dodatkową poza przeglądarką WWW formę dostępu).
3. Aplikacja musi działać na przynajmniej aktualnych wersjach następujących przeglądarek internetowych: Internet Explorer, FireFox, Chrome, Safari, Opera.
4. Aplikacja musi działać na komputerach z zainstalowanymi przynajmniej następującymi systemami operacyjnymi: Windows, Linux, OS X.
5. E-dziennik musi być dostępny dla rodziców i uczniów na urządzeniach mobilnych poprzez natywne aplikacje mobilne (co najmniej iOS, Android oraz Windows z możliwością bezpłatnego pobrania przez użytkowników bezpośrednio ze sklepów AppStore, Google Play, Windows Store).
6. Pełną Licencja na system musi uprawniać Zamawiającego do jego użytkowania w Zespole Szkół w Besku , liczącym łącznie do 700 uczniów, co najmniej w okresie udzielonej  60 miesięcznej gwarancji.
7. odpowiedzialność za prawidłowe działanie systemu w okresie gwarancji ponosi Wykonawca (zabezpieczenie danych, bieżące aktualizacje, pomoc techniczna, zapewnienie SLA gwarantującego optymalną pracę użytkowników).
8. Dostęp do systemu musi odbywać się zawsze poprzez szyfrowane połączenie (https), na podstawie autoryzacji otrzymanym identyfikatorem lub po odpowiednim skonfigurowaniu przez użytkownika – za pomocą zaufanego profilu ePUAP.
9. System musi być wyposażony w narzędzia umożliwiające import i eksport wybranych danych.
10. System musi umożliwiać przypisywanie użytkownikowi odpowiedniej roli w systemie, co najmniej: Administratora, Dyrektora, Pedagoga/Psychologa, Wychowawcy, Nauczyciela, Sekretariatu, Ucznia, Rodzica/Opiekuna. Przypisanie do roli zdefiniuje dla każdego użytkownika zakres uprawnień do wglądu i edycji danych w systemie.
11. Wymaga się przeprowadzenia szkoleń wdrożeniowych dla administratorów systemu oraz rad pedagogicznych w każdej placówce objętej wdrożeniem.

System musi umożliwiać Rodzicom/Opiekunom uczniów szkół objętych wdrożeniem:

1. Zarejestrowanie się w systemie e-dziennik przez złożenie wniosku za pośrednictwem dedykowanego formularza elektronicznego z uwierzytelnieniem za pomocą profilu zaufanego;
2. Stworzenie przynajmniej dwóch kont rodzica/opiekuna przypisanych do danych indywidualnego ucznia.
3. Natychmiastowe i generowane automatycznie po odnotowaniu przez nauczyciela w dzienniku lekcyjnym powiadomienie na temat obecności ucznia w szkole (dotyczy każdej godziny lekcyjnej odrębnie, w aplikacjach mobilnych realizowane w technologii push, w interfejsie www widoczne natychmiast po zalogowaniu);
4. Natychmiastowe i generowane automatycznie po odnotowaniu przez nauczyciela w dzienniku lekcyjnym powiadomienie na temat spóźnienia Ucznia na zajęcia (dotyczy każdej godziny lekcyjnej odrębnie, w aplikacjach mobilnych realizowane w technologii push, w interfejsie www widoczne natychmiast po zalogowaniu);
5. Natychmiastowe i generowane automatycznie po odnotowaniu przez nauczyciela w dzienniku lekcyjnym powiadomienie o nieobecności ucznia na zajęciach (dla każdej godziny lekcyjnej odrębnie, ważne powiadomienie np. o tym, że uczeń nie dotarł na poranne zajęcia do szkoły lub opuścił ją przed zakończeniem zajęć, w aplikacjach mobilnych realizowane w technologii push, w interfejsie www widoczne natychmiast po zalogowaniu);
6. Przesyłanie za pomocą systemu wiadomości tekstowych usprawiedliwienia nieobecności ucznia;
7. Wgląd w uzyskiwane przez ucznia oceny (z możliwością sprawdzenia kiedy zostały wprowadzone i z informacją za co zostały uzyskane);
8. Wgląd w umieszczane w systemie przez nauczycieli uwagi na temat zachowania ucznia;
9. Natychmiastowe i generowane automatycznie po wprowadzeniu zmian do systemu przez dyrektora lub inną upoważnioną osobę w szkole powiadomienie o zmianach w planach zajęć, w szczególności:
   1. o odwołaniu wybranych zajęć,
   2. o przeniesieniu wybranych zajęć na inny termin,
   3. o tymczasowej lub stałej zmianie planu lekcji Ucznia,
   4. o wyznaczonych w planie lekcji zastępstwach (z adnotacją o ewentualnej zmianie przedmiotu i nauczyciela).
10. Powiadomienie o przypisanych do ucznia w systemie zadaniach domowych (z informacją o treści i zadanym terminie wykonania);
11. Przeglądanie tematów lekcji zrealizowanych przez ucznia, lub podczas jego nieobecności przez klasę i grupy zajęciowe, do których uczęszcza;
12. Możliwość udziału w ankietach przygotowywanych i realizowanych zdalnie przez szkołę;
13. Wgląd w terminarz istotnych wydarzeń dotyczących ucznia (np. informacje o sprawdzianach wiadomości, wycieczkach, wydarzeniach klasowych i szkolnych);
14. Wgląd w tablicę ogłoszeń szkolnych;
15. Dostęp do cyfrowej bazy lektur szkolnych;
16. Dostęp do repozytorium plików udostępnianych przez szkołę (co najmniej wzorów dokumentów, regulaminów, statutu, obowiązujących procedur);
17. Możliwość komunikacji i zdalnego załatwiania wybranych spraw za pomocą wiadomości tekstowych m.in. z dowolnie wybranym nauczycielem, dyrektorem, sekretariatem, pedagogiem szkolnym, radą rodziców.
18. Wysłanie wiadomości do dowolnego nauczyciela uczącego w danej szkole. Rodzic musi mieć możliwość dotarcia do informacji czy i kiedy wysłana przez niego wiadomość została przez konkretnego nauczyciela przeczytana.

System musi udostępniać następujące funkcje użytkownikom wewnętrznym (nauczyciele, dyrekcja, psycholog, sekretariat):

1. możliwość prowadzenia korespondencji z innymi użytkownikami systemu (zawsze za automatycznym potwierdzeniem odbioru przez adresata);
2. możliwość eksportu danych klasyfikacyjnych klas w których jest wychowawcą np. do oprogramowania do druku świadectw i arkuszy ocen;
3. możliwość odnotowywania frekwencji rodziców/opiekunów oraz tematyki wywiadówek;
4. możliwość prowadzenia dziennika pedagoga;
5. możliwość wprowadzania danych do księgi ewidencji uczniów (lub przeniesienia z księgi ucznia);
6. automatyczne uzupełnienie księgi ucznia (na podstawie danych konfiguracyjnych systemu) z możliwością ich modyfikacji w granicach uprawnień uzyskanych od administratora;
7. wgląd w generowane automatycznie zestawienia i statystyki (np. tworzone na potrzeby SIO).

Szczegółowe wymagania funkcjonalne – funkcje wymagane dla roli Nauczyciela

1. System musi rejestrować oceny, nieobecności, a także dokonywane w nich zmiany. Rejestracja zmian w danych powinna dotyczyć przynajmniej ocen, nieobecności oraz zmiany danych osobowych. W historii zmian muszą być widoczne następujące informacje: data zmiany/wprowadzenia informacji, imię i nazwisko osoby zmieniającej, IP komputera, informacja, które dane zostały zmienione z informacją co było pierwotnie i na co zostało zmienione.
2. Wymaga się, aby w systemie była możliwość oceniania w sposób: tradycyjny (w skali 1-6), punktowy, oceniania kształtującego, oceniania opisowego dla klas 1-3 szkoły podstawowej, za pomocą systemu mieszanego zawierającego wszystkie w/w metody, gdzie jednego ucznia można oceniać jednocześnie kilkoma wybranymi sposobami w ramach jednego przedmiotu.
3. Każda ocena musi zawierać przynajmniej następujące informacje:
   1. imię i nazwisko osoby, która dodała ocenę do bazy danych ( w przypadku zastępstw powinna pojawić się osoba zastępująca),
   2. dane nauczyciela, który lekcję wg planu powinien prowadzić (bardzo ważne w sytuacji gdy dwóch nauczycieli naucza jednego przedmiotu w klasie),
   3. kategorię oceny,
   4. wagę,
   5. komentarz nauczyciela do oceny,
   6. informację czy ocena jest liczona do średniej,
   7. ocena musi mieć indywidualnie dobrany do kategorii kolor tak, aby po wyświetlanym kolorze użytkownicy mogli rozróżniać poszczególne kategorie (np. sprawdzian czerwony kolor, kartkówka kolor żółty itd.),
   8. data fizycznego wpisania oceny do bazy danych,
   9. data oceny.
4. System musi umożliwiać tworzenie dowolnych podziałów na grupy – wewnątrz klasowych i międzyklasowych. Podziały na grupy muszą być dostępne w widoku planów lekcji oraz widoku lekcji zrealizowanych w danej szkole. Numeracja oraz kolejność uczniów w ramach takich grup nie powinna mieć wpływu na przydział ucznia w klasie. Informacje o ocenach, tematach zajęć oraz frekwencji uczniów na zajęciach realizowanych w grupach muszą być automatycznie uwzględniane zarówno w dzienniku danej grupy jak i dziennikach klas głównych z których pochodzą uczniowie.
5. System musi  umożliwiać wpisanie frekwencji w zakresie:
   1. nieobecności nieusprawiedliwionych,
   2.  nieobecności usprawiedliwionych,
   3.  spóźnienia,
   4.  zwolnienia na danej lekcji oraz zwolnienia czasowego,
   5.  definiowania własnych typów nieobecności oraz ich sposobu liczenia w statystykach frekwencji (np. podkategoria zawody sportowe w kategorii nieobecność).
6. System musi zawierać funkcję e-usprawiedliwienia – umożliwiającą wysłanie przez dowolnego rodzica/opiekuna dziecka wniosku  o usprawiedliwienie jego nieobecności w szkole za pomocą dedykowanego formularza obejmującego informację o czasie usprawiedliwionej nieobecności (definiowanym co najmniej jako zakres dat lub zakres godzin lekcyjnych w ramach jednego dnia). Usprawiedliwienie wysłane za pomocą modułu e-usprawiedliwienia musi spowodować automatyczną zmianę w dzienniku elektronicznym nieobecności nieusprawiedliwionych na usprawiedliwione we wskazanym we wniosku okresie.
7. System musi posiadać moduł kalendarza klasowego, w którym będzie możliwe umieszczenie dowolnej informacji związanej z danym oddziałem. Kalendarz musi umożliwiać także wprowadzanie informacji dla istniejących w szkole klas dzielonych i międzyoddziałowych. Uczeń w swoim widoku kalendarza musi widzieć tylko i wyłącznie informacje które go bezpośrednio dotyczą ze względu na przynależność do danej klasy i grup.
8. Kalendarz musi zawierać następujące informacje :
   1. datę i godzinę dodania wydarzenia,
   2. krótką notatkę nt. wydarzenia (np. zakres tematyki na sprawdzianie),
   3. osobę, która dane wydarzenie zapisała w bazie danych,
   4. datę kiedy fizycznie wydarzenie zostało zapisane do bazy danych.
9. System musi umożliwiać nauczycielowi dostęp do widoku, w którym będą wyliczone braki w części dokumentacji za którą odpowiada. Nauczyciel musi mieć możliwość prostego i szybkiego dotarcia do informacji o brakach związanych z nieuzupełnioną na jego lekcjach frekwencją, tematem lekcji oraz brakiem zrealizowanych lekcji. System musi zawierać widok braków związanych z tematami oraz frekwencją na którym znajdują się następujące dane związane z brakami: daty, numeru lekcji, oddziału i przedmiotu.
10. System musi posiadać widok z zagregowanymi danymi nt. danego ucznia. Widok ten musi zawierać tylko i wyłącznie informacje o konkretnym uczniu. W widoku muszą znaleźć się informację nt. ocen, nieobecności, postępów na tle poziomu edukacyjnego w danej placówce szkolnej w formie wykresów, oraz wszelkie uwagi wysłane lub nie do rodzica z informacją, czy dany rodzic przeczytał daną uwagę. W podanym widoku muszą się znaleźć także informacje nt. daty i godziny ostatniego logowania rodzica oraz ucznia.
11. System musi posiadać możliwość kojarzenia tematów lekcji zawartych w rozkładach materiałów nauczania z linkami do zasobów edukacyjnych umieszczonych w sieci, na szkolnych serwerach lub na platformach edukacyjnych, dyskach sieciowych. Dostęp do tych zasobów w sposób ułatwiony (dodatkowe menu, menu kontekstowe lub inne rozwiązanie) powinien mieć nauczyciel podczas lekcji wybierając konkretny temat lekcji. Nauczyciel musi mieć możliwość korzystania bezpośrednio w systemie z co najmniej jednego popularnego systemu dysku sieciowego: Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox w taki sposób aby bez opuszczania przeglądarki oraz zakładki z otwartym systemem e-dziennika mógł wygodnie i bezpośrednio nagrywać na dysk sieciowy pliki lokalne, przechowywane na dysku komputera, a e-dziennik automatycznie dodawał stosowny link i podłączał go do tematu lekcji z rozkładu materiału nauczania.
12. System musi posiadać mechanizmy, umożliwiające wprowadzanie przez nauczycieli rozkładów materiałów nauczania oraz korzystanie z biblioteki już przygotowanych.
13. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni dostęp do przynajmniej 15 000 aktualnych na dzień złożenia oferty, przygotowanych (baza RMN) i opracowanych rozkładów materiałów nauczania, w tym rozkładów pochodzących bezpośrednio (wpisanych przez pracowników wydawców oraz stosownie opisanych - wskazane pochodzenie/autorstwo rozkładu) od przynajmniej 8 różnych wydawców edukacyjnych. Nauczyciele muszą mieć możliwość wpisywania innych rozkładów, a następnie ich wielokrotnego wykorzystywania oraz dzielenia się nimi za pośrednictwem biblioteki rozkładów materiałów nauczania na bazie regulaminu korzystania, regulującego kwestie prawa autorskiego w udostępnianiu i kopiowaniu rozkładów do których prawa posiadają wydawcy edukacyjni.
14. System musi posiadać moduł edukacji wczesnoszkolnej zawierający co najmniej:
    1. możliwość odnotowywania zajęć edukacji wczesnoszkolnej w trybie normalnych godzin lekcyjnych obowiązujących w szkole i w oparciu o narzucony plan lekcji, lub
    2. możliwość odnotowywania w ramach bloku lekcyjnego czasu trwania poszczególnych edukacji w systemie minutowym (bez konieczności ustalania sztywnego i powtarzalnego planu lekcji uwzględniającego wszystkie edukacje wchodzące w skład edukacji wczesnoszkolnej),
    3. słownik opisowych wyrażeń oceniających postępy ucznia składający się z co najmniej 1000 wyrażeń podzielonych na poszczególne edukacje i umiejętności (musi mieć możliwość modyfikacji i dostosowania przez każdego nauczyciela, który stosuje ocenę opisową),
    4. możliwość odnotowania tematu dnia oraz jednocześnie tematów szczegółowych dla każdej edukacji realizowanej w danym dniu przez nauczyciela.
15. System musi posiadać zestaw następujących analiz związanych z frekwencją, postępami w nauce, średnimi ocen oraz klasyfikacjami:
    1. oceny ucznia oraz frekwencję z podziałem na klasy, jednostki szkolne (np. SP, LO) w przypadku zespołów szkół, zakres czasowy (np. semestr 1, semestr 2, konkretny miesiąc), konkretny przedmiot,
    2. klasyfikację śródroczną i roczną,
    3. miesięczne zestawienia frekwencji,
    4. frekwencję w konkretnym dniu i godzinie lekcyjnej dla każdej klasy z podziałem na poszczególne jednostki szkolne (zestawienie musi zawierać sumę obecności, nieobecności oraz procent obecności ogółem i w konkretnym oddziale szkolnym),
    5. procentowe rankingi frekwencji z podziałem na oddziały oraz poszczególnych uczniów,
    6. wykres nieobecności z podziałem na oddziały oraz jednostki szkolne,
    7. wykres średniej ocen z podziałem na oddziały oraz jednostki szkolne,
    8. miesięczny rozkład ilości poszczególnych ocen (1,2,3,4,5,6) z podziałem na oddziały i jednostki szkolne,
    9. wykres ocen śródrocznych i rocznych,
    10. wykaz uczniów z oceną niedostateczną oraz nieklasyfikowany,
    11. zestawienie ocen z zachowania,
    12. średnią przedmiotów, klas oraz uczniów,
    13. system musi posiadać graficzne przedstawienie wyników oraz frekwencji, a także rytmiczności oceniania w każdej placówce.
16. System musi posiadać moduł zarządzania wycieczkami obejmujący:
    1. możliwość tworzenia grup wycieczkowych składających się z dowolnej liczby uczniów pochodzących z dowolnych  klas w szkole,
    2. możliwość wskazania kierownika wycieczki oraz opiekunów spośród wszystkich nauczycieli w szkole,
    3. możliwość dodania do wycieczki dowolnego uczestnika lub opiekuna spoza szkoły (uwzględnianych potem na wydruku karty wycieczki),
    4. możliwość wprowadzenia harmonogramu wycieczki obejmującego dokładny zakres dat i godzin zegarowych trwania wycieczki oraz jednocześnie wskazanie niezależnie ile godzin lekcyjnych, z jakich przedmiotów i z jakimi tematami (także z wykorzystaniem rozkładów materiału nauczania wczytanych wcześniej przez nauczycieli do systemu) zostanie zapisanych w dziennikach lekcyjnych wszystkich klas, z których uczniowie brali udział w wycieczce jako zrealizowane w ramach danej wycieczki,
    5. przy każdej wskazanej do wprowadzenia do dziennika lekcji realizowanej w ramach wycieczki musi być możliwość oznaczenia czy powinna ona zostać doliczona do realizacji ramowego planu nauczania czy nie,
    6. możliwość szybkiego uzupełnienia frekwencji na wycieczce na zbiorczym widoku obejmującym wszystkich uczniów uczestniczących w wycieczce (nawet jeśli pochodzą z różnych klas lub grup zajęciowych) wraz z automatycznym przeniesieniem tych danych do właściwych dzienników lekcyjnych,
    7. generowanie gotowej karty wycieczki zgodnej z wzorem MEN,
    8. Moduł musi umożliwiać odwoływanie zajęć wynikających z planu lekcji jeśli cała klasa realizuje zajęcia na wycieczce.
    9. Tematy zajęć dodane przez moduł Wycieczki muszą w dzienniku lekcyjnym być wyraźnie oznaczone jako realizowane na wycieczce,
    10. W wyeksportowanych plikach dzienników lekcyjnych muszą zostać uwzględniane informacje o: dacie wycieczki, czasie trwania, liczbie uczestników, celu wycieczki oraz nazwisku kierownika.
17. System musi umożliwić nauczycielom zadawanie prac domowych oraz przesyłanie przez uczniów prac domowych w wersji elektronicznej na skonfigurowany przez nauczyciela i powiązany z e-dziennikiem dysk sieciowy nauczyciela (bezpośrednio z poziomu dziennika elektronicznego, bez konieczności zakładania przez uczniów własnych kont oraz logowania się do innych niż e-dziennik narzędzi).
18. System musi posiadać możliwość dokumentowania nauczania indywidualnego poprzez:
    1. zdefiniowanie indywidualnego planu lekcji ucznia w oparciu o godziny lekcyjne obowiązujące w szkole lub inny dowolny zakres czasu definiowany przez nauczyciela,
    2. system musi umożliwiać zdefiniowanie dla każdego ucznia okresu skierowania go na nauczanie indywidualne oraz wskazanie zajęć, które będzie realizował w trybie indywidualnym oraz jednocześnie takich, z których ewentualnie został zwolniony lub w których będzie uczestniczył razem z klasą,
    3. system musi uwzględniać dane o ocenach ucznia realizującego nauczanie indywidualne w statystykach klasy, do której przynależy (np. zestawieniach klasyfikacji, eksporcie dziennika do archiwum),
    4. jeżeli uczeń nauczany jest indywidualnie z danego przedmiotu to wystawianie frekwencji w trakcie zajęć całej klasy lub grupy zajęciowej musi być dla niego automatycznie zablokowane przez system w okresie trwania nauczania indywidualnego,
    5. plan lekcji nauczania indywidualnego musi być uwzględniany na widokach planu lekcji danego ucznia, jak również planu klasy w widokach nauczycieli,
    6. realizacje nauczania indywidualnego ucznia muszą być wliczane w statystyki realizacji ramowego planu nauczania.
19. System musi udostępniać nauczycielom narzędzie umożliwiające proste  tworzenie notatek lekcyjnych wyświetlanych uczniom przez projektor na ekranie lub tablicy interaktywnej. Tworzenie tych notatek lekcyjnych być musi odbywać się poprzez stronę internetową i w sposób automatyczny zapisywane do bazy danych. Zamawiający nie przewiduje zapisywania zrzutów z ekranu w postaci pojedynczych plików. Moduł ten musi obejmować co najmniej:
    1. możliwość umieszczania w notatce prostych kształtów (prostokąt, kwadrat, okrąg, trójkąt), osi współrzędnych i wykresów, grafiki (plików jpg, bmp), tekstu, dowolnych kształtów rysowanych odręcznie,
    2. zapisywanie tworzonych notatek w trybie animacji w czasie rzeczywistym do ponownego odtworzenia w trakcie innych zajęć prowadzonych przez nauczyciela,
    3. możliwość udostępnienia/cofnięcia udostępnienia w ramach dziennika elektronicznego notatek z tablicy interaktywnej do wglądu uczniom,
    4. możliwość powiązania notatek z tablicy interaktywnej z tematem w rozkładzie materiału w sposób, który umożliwi automatyczne wyświetlenie nauczycielowi przekierowania (linku) do takiej notatki za każdym razem kiedy dany temat będzie realizowany na lekcji.

Szczegółowe wymagania funkcjonalne – funkcje wymagane dla roli Dyrektora

1. System musi mieć możliwość exportu danych dziennika lekcyjnego każdego oddziału, grupy oraz nauczania indywidualnego do pliku XML z możliwością przeglądania tych danych w arkuszu kalkulacyjnym np. MS Excel.
2. System musi umożliwić blokadę edycji danych w zadanym czasie dla wybranych klas (dowolny zakres dat) co najmniej w zakresie: blokada zmiany ocen i/lub frekwencji, blokada dodawania nowych ocen i/lub frekwencji, blokada usuwania ocen i/lub frekwencji.
3. System musi udostępniać dyrektorowi dodatkowe informacje nt. pracy nauczycieli z uwzględnieniem :
   1. daty i godziny ostatniego logowania do systemu każdego z nauczycieli,
   2. ilości ocen wpisanych do systemu w zadanym zakresie dat z podziałem na kategorie ocen,
   3. miesięcznego rozkładu ocen każdego nauczyciela,
   4. aktywność użytkowników w systemie.
4. System musi umożliwiać dyrektorowi placówki oraz nauczycielowi kontrolę realizacji rozkładu materiału nauczania dla każdego przedmiotu i każdej prowadzonej lekcji. System musi wskazywać dyrektorowi, które z zaplanowanych tematów zostały zrealizowane oraz kiedy. Dyrektor musi posiadać także informację o tematach, które zostały zrealizowane ale nie należały do rozkładów materiałów nauczania. System musi mieć także możliwość przypisania rozkładów materiału nauczania do grup wewnątrz i międzyoddziałowych dzięki czemu możliwe będzie monitorowanie realizacji tematów i lekcji na zajęciach w których stosowane są podziały na grupy.
5. System musi posiadać moduł ankietowania użytkowników. Moduł ten musi posiadać możliwość definiowania ankiet prywatnych i wspólnych, dzięki czemu wyniki prezentowane będą dla wszystkich dyrektorów lub autora konkretnej ankiety w danej placówce oświatowej. Stworzenie ankiety musi polegać na wprowadzaniu przez przeglądarkę pytań oraz odpowiedzi, które potem wyświetlą się odbiorcom ankiety w postaci formularza internetowego umożliwiającego wypełnienie ankiety bezpośrednio na stronie internetowej. Rozwiązanie to nie może być oparte o zewnętrzne systemy do ankietowania oraz zamieszczanie linku do ankiety zapisanej (treść ankiety oraz jej wyniki) gdzie indziej niż w bazie danych e-dziennika (jak np. moduł Google Forms - tak aby nie istniała potrzeba akceptacji zewnętrznego regulaminu korzystania z takich usług oraz przechowywania danych poza bazą danych e-dziennika).
6. System musi posiadać możliwość planowania zastępstw doraźnych, w tym:
   1. łączenia grup na zastępstwie (grup w ramach jednego oddziału lub grup z kilku oddziałów),
   2. dzielenia oddziałów na grupy na zastępstwie,
   3. przypisywanie dowolnego nauczyciela do realizacji zastępstwa,
   4. odwołania lekcji,
   5. przesunięcia zajęć,
   6. system musi umożliwić katalogowanie planowanych zastępstw według typu (co najmniej płatne/niepłatne/inne) oraz na żądanie generować zestawienia wszystkich zrealizowanych w danym miesiącu zastępstw wg typu i nauczyciela,
   7. informacje o zaplanowanych zmianach (zastępstwach, przesunięciach lub odwołaniach) muszą być nanoszone automatycznie na widok planu lekcji prezentowanego uczniom/rodzicom,
   8. system musi automatycznie weryfikować, czy w trakcie planowania zastępstw podjęto działania dotyczące wszystkich uczniów zobowiązanych do uczestnictwa w pierwotnych zajęciach i nie dopuszczać do zatwierdzenia realizacji zastępstw, które nie obejmą wszystkich tych uczniów;
   9. z chwilą zaplanowania zastępstw do nauczycieli skierowanych do ich realizacji muszą zostać wysłane automatycznie powiadomienia o zmianach wprowadzonych w ich planach lekcji.
7. System musi posiadać mechanizm automatycznie liczący ilość zrealizowanych godzin lekcyjnych w odniesieniu do szkolnych ramowych planów nauczania:
   1. dla każdego przedmiotu i klasy na całym etapie edukacyjnym (automatyczne wykazywanie wszystkich godzin z całego etapu edukacyjnego oraz z danego roku szkolnego - zbiorczy widok dostępny w każdej chwili w DE),
   2. z uwzględnieniem zajęć realizujących podstawę programową prowadzonych przez nauczycieli w ramach zastępstw i wycieczek.
8. System musi zawierać moduł umożliwiający dyrektorowi skonfigurowanie automatycznej kontroli wybranych parametrów pracy szkoły obejmujący:
   1. automatyczne generowanie wykazu brakujących w e-dzienniku wpisów frekwencji i tematów zajęć (zestawienie braków przypadających na każdego nauczyciela),
   2. automatyczne generowanie zestawienia imiennej listy uczniów, których absencja na zajęciach przekroczyła zdefiniowany jako krytyczny dla szkoły procent (np. wskazujący na brak realizacji przez ucznia obowiązku szkolnego lub nauki w wymaganym minimalnie wymiarze lub dowolny inny wg potrzeb dyrektora),
   3. automatyczne generowanie zestawienia imiennej listy uczniów, których średnia semestralna spadła poniżej określonej wartości według przedmiotów (np. grożącego brakiem uzyskania promocji do kolejnej klasy lub dowolnego innego wg potrzeb dyrektora).
   4. automatyczne generowanie listy nauczycieli z informacją, ile ocen wystawili.
9. Każdy dyrektor (lub wicedyrektor) w szkole musi mieć możliwość skonfigurowania dla siebie innych raportów generowanych w różnych terminach. W każdym przypadku konfiguracji podlegać musi termin automatycznego przygotowania i dostarczenia na konto dyrektora każdego z w/w raportów (co najmniej poprzez wybór dnia tygodnia,  lub wyznaczenie dnia miesiąca w którym regularnie ma być przygotowywany dany raport. Rytm generowania musi być konfigurowany dla każdego raportu indywidualnie).

Szczegółowe wymagania funkcjonalne – funkcje wymagane dla roli Administratora

1. System musi być wyposażony w narzędzia umożliwiające import i eksport wybranych danych:
   1. Import danych osobowych uczniów w formacie SOU
   2. Eksport danych uczniów w formacie SOU;
   3. Eksport danych dzienników lekcyjnych w formacie XML (zgodny z wymogami rozporządzenia MEN);
   4. Eksport wybranych danych statystycznych i zestawień do formatu CSV.
2. System musi umożliwić rodzicom oraz opiekunom wydrukowanie w dowolnej chwili raportu dotyczącego przechowywanych w systemie danych osobowych w formie zgodnej z obowiązującym prawem dotyczącym ochrony danych osobowych.
3. System musi umożliwiać dokonanie zmiany nauczyciela (w trakcie roku szkolnego), który automatycznie uzyska uprawnienia do kontynuacji pracy z klasą oraz do realizowanych przez jego poprzednika rozkładów materiałów nauczania (z oznaczeniem, które tematy w danym rozkładzie zostały już zrealizowane przez jego poprzednika)
4. System musi umożliwić migrację uczniów pomiędzy klasami, grupami w dowolnym momencie roku szkolnego. Uczeń przenoszony lub skreślany musi zostać w widoczny sposób wykreślony z listy dotychczasowej klasy (podobnie jak w dokumentacji papierowej, nie może zostać całkowicie usunięty z listy z chwilą skreślenia)

Wdrożenie oprogramowania

Wdrożenie systemu obejmie instruktaże oraz asystę stanowiskową dla użytkowników i administratora systemu polegające na:

1. przeprowadzeniu instruktażu obsługi całego systemu bądź jego części wspomagającego obsługę obszarów działalności urzędu dla wskazanych przez urząd pracowników;
2. przeprowadzeniu we współpracy z każdym wskazanym przez urząd pracownikiem analizy stanowiskowej zadań realizowanych w systemie charakterystycznych dla konkretnych merytorycznych stanowisk pracowniczych;

przeprowadzeniu instruktażu w zakresie zarządzania użytkownikami i uprawnieniami, zabezpieczania i odtwarzania danych systemu dla osób pełniących obowiązki administratorów systemu wskazanych przez urząd.