Portal - Zamówienia Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego

 

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2018

W związku z realizacją  projektu pn. „Wdrożenie innowacyjnego systemu B2B usprawniającego realizację procesów biznesowych między Kancelarią Doradztwa Podatkowego Sebastian Jankowiak
a jej klientami biznesowymi.” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014 – 2020 Działanie: 1.4 Wsparcie MŚP, Poddziałanie: 1.4.1 Dotacje bezpośrednie, Typ: 2 TIK, firma Kancelaria Doradztwa Podatkowego Sebastian Jankowiak ogłasza zgodnie z zasadą konkurencyjności postępowanie w trybie zapytania ofertowego na zakup następujących elementów projektu:

1. Moduł Core - 1 szt.
2. Moduł Digitalizacji - 1 szt.
3. Moduł Analizy BI - 1 szt.
4. Moduł Wrzutnia - 1 szt.
5. Moduł Relations - 1 szt.
6. Moduł Workflow - 1 szt.
7. Moduł DMS - 1 szt.
8. Moduł Komunications/Raportowanie - 1 szt.
9. Moduł Web Client - 1 szt.
10. Moduł CRM - 1 szt.
11. Zakup usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją i konfiguracją oprogramowania – 1 szt.

 

Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Planowane do nabycia moduły stworzą docelowo innowacyjną platformę WebClient wykorzystującą model Business to Business. Przedmiotowa platforma pozwoli na automatyczną komunikację biznesową oraz koordynację działań pomiędzy Kancelarią Doradztwa Podatkowego Sebastian Jankowiak Sp. z o. o. Sp. k., a jego klientami biznesowymi. Cały system i przepływ danych będzie realizowany w oparciu o wykorzystanie integracji przy wykorzystaniu technologii Web Service i formatu elektronicznej wymiany danych XML. Uruchomienie systemu B2B nastąpi na bazie wskazanych niżej modułów. Innowacyjne oprogramowanie pozwali na optymalizację procesów biznesowych i na „udostępnienie” klientom narzędzia do zarządzania przedsiębiorstwem oraz do zarządzania działalnością gospodarczą.

W projekcie założono wykorzystanie technologii i metod Bussiness Intelligence (BI) oraz sztucznych sieci neuronowych co pozwoli na ciągłe przetwarzanie nieustannie napływających danych i na szybkie dostarczanie informacji pozwalających monitorować i oceniać bieżący stan przedsiębiorstwa.

Wprowadzona usługa, w postaci systemu B2B usprawni realizację procesów biznesowych, pozwoli na bardziej dynamiczne reagowanie na potrzeby rynku przez klientów KDP Sebastian Jankowiak Sp. z o. o. Sp. k., poprzez lepszy i szybszy dostęp do wielu parametrów wpływających na podejmowane decyzje biznesowe. Posiadanie kompleksowych danych jest podstawą do podejmowania decyzji biznesowych na niskim szczeblu zarządzania oraz przy podejmowaniu decyzji strategicznych. Jednak ogromna liczba danych, tworzących tzw. „gąszcz liczb” (Big Data), jest nieprzydatna jeżeli nie zostanie właściwie przeanalizowana w celu przekształcenia jej na informację, a następnie na wiedzę. Obecnie to trudne i wysoko czasochłonne zadanie wykonują pracownicy. Ponieważ do zarządzania potrzebne są informacje o aktualnym stanie procesów oraz o ich potencjalnym kierunku zmian, to długotrwałe, ręczne opracowywanie raportów okazuje się zwykle zbyt długim i wyniki dostarczane są za późno. Dlatego zastosowanie nowoczesnej analizy danych za pomocą sztucznych sieci neuronowych pozwoli na znaczne skrócenie czasów wykonania niektórych analiz, co zaspokoi potrzeby przedsiębiorców, tutaj – klientów KDP Sebastian Jankowiak Sp. z o. o. Sp. k., w zakresie dostępu do analiz, raportów i informacji oraz możliwość szybkiej kontroli (wyłapywania błędów i nietypowych operacji). Rezultaty działania nowego systemu będą lepiej niż dotychczas wspierać procesy podejmowania decyzji, pozwalając na pewne przewidywanie stanów w przyszłości, na podstawie zdarzeń i zachowań z przeszłości (historii). Dzięki temu będzie mógł szybciej rozpoznać wyniki i określić ryzyko określonego przedsięwzięcia.

Rozwój technik informacyjnych i gospodarki opartej na wiedzy wymusza na firmach konieczność inwestowania w nowoczesne rozwiązania. Dlatego tradycyjna księgowość, choć potrzebna to nie jest wystarczająca. Dlatego przez wdrożony system KDP Sebastian Jankowiak Sp. z o. o.
Sp. k. zaoferuje swoim klientom nowoczesne rozwiązania w dziedzinie nowoczesnej obsługi księgowo-prawnej. Dzięki skorzystaniu z tej usługi potencjalni klienci  KDP Sebastian Jankowiak Sp. z o. o. Sp. k. będą mogli zaoszczędzić czas potrzebny na uzyskanie informacji, a nowoczesny system do obsługi księgowo-podatkowej będzie czuwał nad optymalizacją działań rozliczeniowo-ewidencyjnych całego przedsiębiorstwa.

Celem projektu jest opracowanie nowego systemu informatycznego, w którym zostaną zastosowane moduły pozwalające na sprawny obieg informacji, wymianę dokumentacji, realizację działań informatycznych w sposób zautomatyzowany oraz analizę zgromadzonych danych w celu raportowania i automatycznego wnioskowania. W wyniku realizacji projektu, Wnioskodawca zaoferuje usługę obejmującą pięć procesów biznesowych:

•     księgowania,

•     zarządzania kadrami i płacami,

•     zarządzania relacjami z klientami,

•     raportowania,

•     zarządzania rozliczeniami.

W systemie powinny zastać zastosowane nowoczesne narzędzia, bazujące na tzw. sztucznej inteligencji. Za innowacyjne technologie, które należy zastosować można uznać Predicitive Analytics (Analityka Predykcyjna) i Machine Learning (Uczenie Maszynowe). Predictive Analytics zostało zdefiniowane już w 1940 r., jednak prawdziwy rozwój tej techniki nastąpił po roku 2000, kiedy  firmy zaczęły posiadać duże bazy danych i klientów. Od tego czasu zamiast Predictive Analytics zaczęto wymiennie stosować pojęcia Data Mining (pozyskiwanie, wydobywanie danych) lub Data Science. Analityka Predykcyjna daje możliwość przewidzenia skutków decyzji i umożliwia osiągnięcie lepszych rezultatów, dzięki np. określeniu prawdopodobieństwa reakcji rynku (klientów) na podejmowane działania. Stosuje się w niej modelowanie, które pozwala sprawdzić kombinacje działań i akcji biznesowych, np. w zakresie sprzedaży. Wprowadzenie Predictive Analytics do systemu, jest według rozeznania i najlepszej wiedzy, innowacją produktową w zakresie usług, która jest stosowana w zaawansowanych systemach typu BI od kilku lat.

Uczenie maszynowe (Machine Learning) polega na samouczeniu się maszyn w oparciu o analizę danych i odnajdywanie zawartych w nich wzorców. Metoda ta pozwala oprogramowaniu komputerów na analizę danych oraz na automatycznie tworzenie i dostosowywanie  modeli w celu nabywania nowej wiedzy, potrzebnej do rozwiązania stawianych problemów. Wykorzystywana jest do automatycznego generowania modeli, które mogą analizować zbiory danych. W projekcie zakłada się wykorzystanie wielowarstwowych sztucznych sieci neuronowych z wieloma ukrytymi warstwami, do uczenia których będzie zastosowane uczenie pogłębione (deep learning). Zamierza się je wykorzystać do wykrywania występowania zachowań niestandardowych w analizowanych zbiorach danych. Chodzi np. o wykrywanie tzw. fraudów. Jeśli baza danych będzie zawiera informacje z dużej liczby firm, które miały do czynienia z jakimiś fraudami wewnątrz swoich struktur, to zamierza się nauczyć sieć tak aby pomagała wyśledzić tego typu sytuacje u innych klientów.

Wielowarstwowe sztuczne sieci neuronowe, jakie zamierza się zastosować w systemie informatycznym wraz z technologią głębokiego uczenia są wciąż obszarem badań i dlatego można uznać, że w projekcie planuje się zastosowanie innowacji nawet w skali międzynarodowej. 

Ad 1.Moduł Core - 1 szt.

Moduł Core powinien być bazą danych, która zawiera szczegółowe informacje, m.in.: o podmiotach gospodarczych i osobach fizycznych oraz informacje o powiązaniach między podmiotami gospodarczymi, a osobami fizycznymi w dowolnej konfiguracji (podmiot-podmiot, osoba-podmiot, osoba-osoba), w zakresie kapitałowym, osobowym oraz organizacyjnym.

Baza ta powinna zapewnić pełną historię zmian, które zachodzą na przestrzeni czasu.
Ponadto odpowiadać powinna za nadzorowanie uprawnień i uzyskiwanie dostępu w modelu typu
Net Mebership Provider

 do modułu Analizy BI. Logowanie i autoryzacja użytkowników konieczna jest ze względu na dane, których bezpieczeństwo jest kwestią kluczową.

Przewidywany czas pracy: 448 rbh

Ad 2.Moduł Digitalizacji - 1 szt.

Moduł Digitalizacji powinien przechowywać zaimplementowane dokument - jest odpowiednikiem fizycznego segregatora, teczki czy archiwum. Można wyszukiwać i przeglądać w nim dokumenty. Dokumenty, można także przenosić między magazynami. Digitalizacja jest doskonałym uzupełnieniem systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, gdyż rozwiązuje wszelkie problemy związane
z oryginałem papierowym. Odpowiada za informowanie uprawnionych użytkowników o lokalizacji oryginału, a mechanizmy transferu i wysyłek gwarantują bezpieczne i protokołowane przekazywanie dokumentów między różnymi miejscami (np. oddziałami firmy) lub osobami (posiadaczami dokumentów). W module Digitalizacji należy wykorzystać funkcjonalność kodów paskowych, jednak
w tym przypadku wzbogacono ją o nowe zastosowania. Polegają one na szybkim wyszukiwaniu dokumentów za pomocą czytników kodów oraz realizacji półautomatycznego przekazywania oryginałów innym lokalizacjom lub użytkownikom. Podstawowe funkcje modułu Digitalizacji będą następujące:

• zarządzanie i kontrola obiegu oryginałów,
• możliwość szybkiego odnalezienia dokumentu papierowego,
• przekazywanie pojedynczych dokumentów lub całych teczek, czy segregatorów między pracownikami,
• obsługa czytników kodów paskowych do wyszukiwania i przemieszczania oryginałów w obrębie magazynu,
• potwierdzenie odebrania dokumentów przez zalogowanie się użytkownika dokonującego odbioru,
• możliwość tworzenia zbiorczych wysyłek pomiędzy użytkownikami,
• modelowanie miejsc magazynowania i filii.

Przewidywany czas pracy: 528 rbh

Ad 3.Moduł Analizy BI - 1 szt.

Moduł Analizy BI (Business Intelligence) będzie intuicyjnym narzędziem służącym do budowania raportów i analiz na bazie informacji wprowadzonych do systemu B2B. Moduł ten będzie odpowiedzialny za realizacje zaawansowanej usługi automatycznego przetwarzania danych w formule SaaS. Moduł Analizy BI dostarczy narzędzia analityczne typu business intelligence przeznaczonym dla małych i średnich firm o intuicyjnym interfejsie i bogatej funkcjonalności. Rozwiązanie Analizy BI będzie źródłem raportów a tym samym  wiedzy na temat każdego obszaru funkcjonowania firmy. Integruje dane pochodzące z modułów całego systemu B2B, pozwalając na ich przekrojowe analizy, tworzenie szczegółowych i dynamicznych raportów, w postaci tabelarycznej lub wykresów. Tego typu narzędzie może znacząco podnieść jakość pracy i jej wyniki właścicielom firm i  pracownikom odpowiedzialnym za realizację poszczególnych zadań. W ramach modułu zostaną opracowane narzędzia opierające się algorytmie sieci neuronowych ściśle powiązanych z technologią Predicitive Analytics and Machine Learning.

Sztuczne sieci neuronowe są narzędziem, za pomocą którego będzie można realizować wiele praktycznych zadań. Będą wykorzystywane do predykcji, sterowania, grupowania czy klasyfikacji. Sieci neuronowe posiadają umiejętność konstruowania potrzebnych modeli, ponieważ są wyposażone w możliwości automatycznego uczenia się.

Dzięki czemu użytkownik gromadzi potrzebne dane, które pokazują, jak kształtuje się interesująca go zależność, a następnie uruchamia algorytm uczenia, który ma na celu automatyczne wytworzenie w pamięci sieci potrzebnej struktury danych. Sieci neuronowe składają się z neuronów, ich budowa i sposób działania w pewnym stopniu odwzorowuje proces, jaki ma miejsce w ludzkim mózgu. Składają się z trzech integralnych warstw:

• warstwa wejściowa, która zbierane dane i przesyła je dalej,
• warstwa ukryta, w której zachodzi proces uczenia się i szukania powiązań między neuronami,
• warstwa wyjściowa, dzięki której poznajemy wyniki analizy i wnioski.

Przewidywany czas pracy: 286 rbh

 

Ad 4.Moduł Wrzutnia - 1 szt.

Moduł ten powinien umożliwić zarządzanie kanałami, którymi nowo wprowadzone dokumenty trafiają do systemu. Moduł ten pozwala na automatyczną precyzyjną klasyfikację wprowadzanych dokumentów, niezależnie od sposobu ich otrzymania. Mogą być dostarczone w sposób  tradycyjny (korespondencja tradycyjna zostaje zeskanowana i wprowadzona do systemu), e-mailem, czy też dokumentem stworzonym wewnątrz systemu. Dokument zostaje oklejony kodem paskowym, określa się jakie dane będą skanowane. Dokument w sposób automatyczny  zostaje umieszczony w odpowiednim miejscu  repozytorium. Podstawowe funkcje modułu będą następujące:

• hurtowe skanowanie dokumentów z wykorzystaniem separatorów, np. kodu kreskowego,
• masowe lub jednostkowe wprowadzanie dokumentów,
• rożne źródła dokumentów np.: e-mail, skaner, fax, e-rozmowa (naganie rozmowy telefonicznej – plik Wave),
• poczekalnia - przejściowe miejsce w systemie dla niewprowadzonych dokumentów, zarządzanie szablonami dokumentów (np. listownik lub wzór umowy),
• definiowanie atrybutów dokumentów: ich nazwy, typu, uprawnień, opcjonalności oraz wartości domyślnej.

Przewidywany czas pracy: 115 rbh

Ad 5.Moduł Relations - 1 szt.

Moduł ten pozwoli na wsparcie procesu pozyskiwania nowych kontrahentów oraz budowanie mocnych relacji i lojalności kontrahentów dotychczasowych. W tym obszarze oprogramowanie obsłuży pełną drogę kontrahenta w firmie. Obejmie takie elementy jak: moment zidentyfikowania go jako potencjalnego kontrahenta (nabywcy lub dostawcy), rozpoznanie jego potrzeb lub ofert, historie zamówień zawartych i niedoszłych do skutku oraz akcje wspierające utrzymanie dobrych relacji z nim.

Przewidywany czas pracy: 78 rbh

 

Ad 6.Moduł Workflow - 1 szt.

Moduł Workflow (ang. automatyczny przepływ pracy) powinien być odpowiedzialny za realizację procesów zdefiniowanych w edytorze definicji procesów. Definicje procesów odpowiadają
za przekierowanie poszczególnych zadań, wymagając od kolejnych wykonawców odpowiednich danych koniecznych do ich realizacji. To skuteczny sposób na poprawienie organizacji czasu pracy, a tym samym zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa. Dla kadry zarządzającej równie ważną funkcjonalnością będzie możliwość monitorowania wybranych (szczególnie ważnych) procesów, nawet jeśli nie będą ich uczestnikami. Moduł ten, ponadto kontroluje terminowość załatwiania spraw, zarządza wszystkimi procesami, które zachodzą w firmie, tworzy i zarządza definicjami procesów oraz umożliwia określenie punktów zatrzymania dokumentu w procesie. Podstawowe funkcje modułu Workflow będą następujące:

• standaryzacja procedur obiegu dokumentów,
• przyjazny, graficzny edytor do tworzenia procesów,
• automatyczne przydzielanie zadań osobom uprawnionym,
• dołączanie/odłączanie dokumentów do/od procesu,
• automatyczne działania systemu,
• monitoring trwających procesów,
• kontrola czasu wykonywania zadań i załatwiania spraw,
• edytor procesów.

Przewidywany czas pracy: 86 rbh

Ad 7.Moduł DMS - 1 szt.

Jest to podstawowy moduł systemu, który zarządza, przechowuje oraz wyszukuje dokumenty
w systemie. Dzięki temu modułowi, zarówno KDP jak i podmioty współpracujące mogą wprowadzać
i zarządzać dokumentami w systemie B2B, a także modyfikować je w poniższy sposób. Istotną zaletą modułu jest możliwość wprowadzania różnego rodzaju dokumentów, które są odczytywane modyfikowane w systemie. Mogą być to zarówno pliki tekstowe (docs, itd), jak i graficzne (jpg, png, itd.). Moduł ten jest dostępny dla wszystkich klientów (KDP może zarządzać wszystkim dokumentami, klienci tylko tymi, które dotyczą ich, bądź są im przydzielone – do ich konta).

Podstawowe funkcjonalności, jakie będzie posiadał moduł Zarządzanie DMS (zarządzanie dokumentami oraz pracą i zadaniami):

• klasyfikacja dokumentów umożliwiająca ich różnicowanie,
• możliwość definiowania danych opisujących dokumenty,
• możliwość tworzenia dokumentów z jednego lub więcej plików,
• dodawanie dodatkowych danych opisujących, np. dotyczących kontrahenta (rekordy zewnętrzne),
• wiązanie dokumentów za pomocą zależności,
• zapisywanie kolejnych wersji dokumentów z możliwością ich porównania oraz powrotu do wcześniejszej wersji,
• automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie zdefiniowanych szablonów,
• protokołowanie zmian zachodzących w dokumentach, zarówno w danych opisujących, jak i w zawartości.

Przewidywany czas pracy: 110 rbh

Ad 8.Moduł Komunications/Raportowanie - 1 szt.

Moduł Raportów ma na celu wspieranie zarządzania firmą oraz procesu kontrolingu. Umożliwia on uzyskanie informacji na temat działań wykonywanych przez użytkowników systemu na dokumentach. Dzięki raportom można formułować wnioski dotyczące poprawy funkcjonowania firmy. W systemie znajdą się przygotowane standardowe raporty, jednak powinna istnieć możliwość dodawania własnych, specyficznych definicji raportów, które uprawnieni użytkownicy wykorzystują
do generowania dokumentów dostępnych w systemie. Raport może być także źródłem danych
do dalszego przetwarzania zarówno w systemie B2B, jak i w zewnętrznych aplikacjach obsługujących popularne formaty plików wejściowych. Podstawowe funkcje modułu Komunications/Raportowanie:

• wspieranie procesu kontrolingu i efektywnego zarządzania,
• generowanie raportów w formie dokumentów o rozszerzeniu csv, pdf, xls,xml,
• nadawanie uprawnień do generowania wybranych raportów,
• wersjonowanie raportów,
• dodawanie definicji raportów wraz z załącznikami,
• możliwość definiowania kryteriów wejściowych (parametrów) raportów,
• zarządzanie istniejącymi raportami.

Moduł umożliwi firmie, bądź jego klientowi zaraportowanie konkretnego procesu, zadania, w danym zakresie, np. w przypadku gdy jakieś zadanie/proces nie doszedł do skutku, został źle zrealizowany bądź z opóźnieniem. Na postawie raportu można stwierdzić kto, lub co zawiodło.

Przewidywany czas pracy: 82 rbh

Ad 9.Moduł Web Client - 1 szt.

Moduł Web Client będzie dedykowaną wersją systemu posiadającą najważniejsze jego funkcje, umożliwia wygodny dostęp do dokumentów oraz pozwala uczestniczyć w procesach. Moduł będzie  na tyle elastyczny, że może spełniać funkcję mobilnego klienta wewnątrz firmy (np. na komputerze PC lub urządzeniu typu tablet), mobilnego klienta poza firmą, lub kanału kontrolowanego dostępu do dokumentów dla klientów firmy. Tym samym Web system stanowi doskonałe rozwiązanie, ułatwiające bezpieczny i szybki dostęp do dokumentów firmy z dowolnego miejsca na świecie. Podstawowe funkcje modułu Web Client będą następujące:

• dostęp przez przeglądarkę internetową (kompatybilny z przeglądarkami internetowymi:
  typu Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome)
• dostęp do dokumentów w innych modułach systemu, zgodny z nadanymi uprawnieniami
• dostęp do konta e-mail z możliwością tworzenia dokumentów,
• wyszukiwarka umożliwiająca szybkie znalezienie dokumentu,
• kontrolowany dostęp do dokumentów dla klientów firmy,
• wspieranie procesu kontrolingu dla firm audytorskich (tj. administracja podatkowa, ZUS, itp.).

Web Client  powinien umożliwić komunikację z systemem B2B za pomocą przeglądarki www. Bez Web Clienta, klienci biznesowi Kancelarii nie mogliby korzystać ze wszystkich dostępnych dla nich funkcjonalności systemu.

Przewidywany czas pracy: 95 rbh

Ad 10.Moduł CRM - 1 szt.

Dzięki niemu możliwa będzie realizacja procesu zarządzania relacjami z klientami. Umożliwia on planowanie kontaktów, ewidencjonowanie przeprowadzonych spotkań, rozmów telefonicznych oraz przydzielanie zadań pracownikom, a także sprawny proces windykacji – są to czynności konieczne, aby właściwie zarządzać kontaktami z klientami. Moduł umożliwi również stały wgląd w dokumentację i pliki powiązane z danym kontaktem lub zadaniem, dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami programu systemu. Niewątpliwą zaletą będzie również szybkie i łatwe filtrowanie i analizowanie poszczególnych wątków różnych kontaktów, poprzez powiązanie ze sobą kontaktów i zadań w jednym temacie. Podstawowe funkcje modułu CRM są następujące:

• Rejestracja kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności),
• Ustalanie procedur obsługi klienta,
• Faktury cykliczne – automatyczne generowanie wielu faktur dla wielu podmiotów,
• Automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail informujących klientów o nieuregulowanych płatnościach,
• Generowanie i wysyłanie poprzez e-mail ponagleń zapłaty oraz wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych płatnościach,
• Blokowanie sprzedaży problematycznym klientom.

Przewidywany czas pracy: 30 rbh

Ad 11. Zakup usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją
i konfiguracją oprogramowania – 1 szt.

Niniejsze zadanie będzie obejmowało swoim zasięgiem zakup Usługi informatycznej i technicznej związanej z instalacją i konfiguracją oprogramowania. Usługa zapewni weryfikację punktów krytycznych projektu, wprowadzenie zmian, testowanie działania platformy w środowisku, optymalizacja procesów informatycznych, która ma na celu dostosowanie intuicyjności platformy.

Przewidywany czas pracy: 365 rbh

Zamawiający wymaga w umowie na wykonanie oprogramowania zapisów o przeniesieniu praw autorskich na Zamawiającego, a także w trakcie gwarancji i trwania serwisu jego niezbędnych modyfikacji zgodnie z obowiązującymi zmianami przepisów podatkowych. Wykonawca zobowiązuje się również dostarczyć Zamawiającemu kody źródłowe.

Wspólny słownik zamówień (CPV) dla elementów 1-11: 

72000000-5 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe
i wsparcia

2. Planowany termin realizacji zamówienia (przez co rozumie się wykonanie oraz uruchomienie przedmiotu zamówienia): najpóźniej do dnia 30.09.2018 r.

Miejsce realizacji projektu: Rzeszów, ul. Przemysłowa 23 lok. 3.21

 

3. Warunki udziału w postępowaniu:

 

Do postępowania zostaną dopuszczeni oferenci spełniający następujące warunki:

 

1. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2. Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia dotyczącej przedmiotu zamówienia lub zobowiązanie do udostępnienia podmiotów zdolnych do wykonania zamówienia.
3. Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub zagwarantuje odpowiednich podwykonawców dysponujących potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
4. Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
   we wskazanych terminach.
5. Złożenie oświadczeń na ofercie o braku występowania powiązań.
6. Przedłożenie specyfikacji przedmiotu zamówienia, pozwalającej ocenić parametry techniczne.
7. Oświadczą, iż w umowie na wykonanie przedmiotu zamówienia znajdą się zapisy, iż o przeniesieniu praw autorskich na Zamawiającego, a także w trakcie gwarancji i trwania serwisu jego niezbędnych modyfikacji zgodnie z obowiązującymi zmianami przepisów podatkowych. Wykonawca zobowiązuje się również dostarczyć Zamawiającemu kody źródłowe.

Zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia w/w warunków wymaga przedłożenia następujących dokumentów:

1. Złożenie oferty zawierającej:

• Nazwę, adres i NIP wykonawcy
• Datę wystawienia oferty
• Dane pozwalające ocenić ofertę i przyznać punkty w ramach kryteriów
• Termin ważności oferty
• Cenę netto i brutto

 

II. Złożenie specyfikacji przedmiotu zamówienia, pozwalającej ocenić parametry techniczne.

 

III. Złożenie na ofercie oświadczeń o następującej treści:

• Wykonawca oświadcza, iż w umowie na wykonanie oprogramowania znajdą się zapisy
  o przeniesieniu praw autorskich na Zamawiającego, a także w trakcie gwarancji i trwania serwisu jego niezbędnych modyfikacji zgodnie z obowiązującymi zmianami przepisów podatkowych. Wykonawca zobowiązuje się również dostarczyć Zamawiającemu kody źródłowe.
• Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone 
  w zapytaniu ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie.
• Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności 
  lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich  posiadania.
• Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie umożliwiające prawidłową realizację zamówienia.
• Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanym terminie.
• Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub zagwarantuje odpowiednich podwykonawców dysponujących potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia

• Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych
  z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

 

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;

 

4. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta musi zostać złożona na formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego). Każda oferta musi zawierać nazwę i adres oferenta. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisała osoba uprawniona do reprezentowania  Oferenta przy czym podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczęcią imienną. Oferent powinien podać w ofercie cenę za kompletną realizację przedmiotu zamówienia na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym, a ponadto oferent powinien dołączyć do oferty wszystkie wskazane w treści zapytania ofertowego dokumenty. Oferent w ramach przedkładanych dokumentów powinien także wykazać spełnienie wyżej określonych warunków dopuszczających. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności w ramach zamówienia, oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Oferenta i Zapytaniu Ofertowym.

 

Sposoby składania ofert:

 

1. osobiście w siedzibie firmy: Kancelaria Doradztwa Podatkowego Sebastian Jankowiak Sp. z o.o. Sp. K., ul. Janiny Omańkowskiej 58, 60-465 Poznań
2. pocztą, listem poleconym, kurierem na adres firmy: Kancelaria Doradztwa Podatkowego Sebastian Jankowiak Sp. z o.o. Sp. K., ul. Janiny Omańkowskiej 58, 60-465 Poznań
3. pocztą elektroniczną na adres mailowy: maciej.mazurczak@kdp.pl

Osoba do kontaktu: Maciej Mazurczak, maciej.mazurczak@kdp.pl, tel. 501 018 789

Termin dostarczania ofert upływa w dniu: 09.04.2018 r.

• Oferty dostarczone Zamawiającemu po terminie składania ofert nie będą przyjęte.
  Skuteczne złożenie oferty oznacza otrzymanie oferty przez Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Zmiany albo wycofanie oferty przez oferenta przed upływem terminu składania ofert jest dopuszczalne.
• W trakcie oceny ofert Zamawiający może wzywać oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących złożonych przez nich ofert.
• Kończąc procedurę oceny ofert Zamawiający podejmie decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania wyboru oferty. W każdym czasie postępowania ofertowego dotyczącego wyboru wykonawcy, Zamawiający ma prawo do jego zakończenia bez wyboru jakiegokolwiek oferenta. Oferentom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia z tego tytułu.
• Zamawiający ogłosi na stronie, na której zostało opublikowane zapytanie ofertowe informację
  o wynikach postępowania albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy.
• Zamawiający ma prawo do anulowania części lub całości zapytania.

 

5. Termin ważności oferty: minimum 60 dni od zakończenia terminu składania ofert.

6. Kryteria oceny ofert na wszystkie elementy zapytania ofertowego:

Punkty w ramach kryterium ceny netto w PLN(podana w PLN lub walucie obcej*) będą przyznawane wg następującej formuły:

A n =  C min/Cr x 100 x 65%

                

C min – cena minimalna w zbiorze

C r – cena oferty rozpatrywanej

A n – liczba punktów przyznana ofercie

b) czas reakcji serwisu:

a. czas reakcji serwisu (przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich poniższych warunków) – 20 pkt.:

• zdalna diagnoza w ciągu 5 h - w dni robocze;
• w przypadku awarii mechanicznych przyjazd serwisu w ciągu 48 h – w dni robocze;
•  usunięcie awarii do 10 dni roboczych licząc od daty zgłoszenia.

b. czas reakcji serwisu (przy nie spełnieniu któregokolwiek z poniższych warunków) – 0 pkt.:

• zdalna diagnoza w ciągu 5 h - w dni robocze;
• w przypadku awarii mechanicznych przyjazd serwisu w ciągu 48 h – w dni robocze;
•  usunięcie awarii do 10 dni roboczych licząc od daty zgłoszenia.

c) Punkty w ramach kryterium  okres gwarancji w miesiącach będą przyznawane wg następującej formuły:

• Gwarancja poniżej 12 miesięcy – 0 pkt.
• Gwarancja od 12 miesięcy włącznie do 35 miesięcy włącznie – 5 pkt.
• Gwarancja powyżej 35 miesięcy – 15 pkt.

Punkty z oceny kryterium a) – c) zostaną zsumowane i decydowała będzie ocena łączna (suma zdobytych punktów). Oferta na realizację zamówienia może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy oferentowi, którego oferta uzyska największą liczbę punktów.

7. Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia.

Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie między Zamawiającym  lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające
w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;

Potwierdzeniem braku powiązań kapitałowych lub osobowych jest złożenie przez oferenta oświadczenia o braku występowania w/w powiązań na formularzu ofertowym (załącznik nr 1
do zapytania ofertowego).

8. Warunki dokonania zmiany umowy:

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku:

• gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

• wystąpienia siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach określonych w umowie.
• powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności
  i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony, przy jednoczesnym braku zmiany charakteru umowy;
• zmiana nie będzie prowadzić do zmiany charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż:
• 209 000 euro – w przypadku zamówień na dostawy i usługi,

i zarazem jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane - jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie
w umowie.

9. Zastrzeżenia

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do żadnego określonego działania:

• Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub części.

• Zamawiający będzie potrącał od Wykonawcy karę w wysokości 1 % wartości umowy brutto
  za każdy dzień spóźnienia począwszy od pierwszego dnia spóźnienia, na co Wykonawca wyraża zgodę składając ofertę na niniejsze zapytanie.
• Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo w każdej chwili do unieważnienie zapytania ofertowego i formularza ofertowego.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo  do zmiany zapytania ofertowego i formularza ofertowego w przypadku błędów w zapytaniu ofertowym, konieczności dokonania uzupełnień w takim przypadku Zamawiający:
  • poinformuje o dokonanej zmianie w sposób właściwy dla upublicznienia niniejszego zapytania ofertowego,
  • poinformuje o dokonanej zmianie wszystkich oferentów, którzy dotychczas złożyli oferty;
  • wydłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zamian w ofertach składanych przez oferentów.
• W trakcie oceny ofert Zamawiający może wzywać oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących złożonych przez nich ofert.
• Zamawiający ma prawo do anulowania części lub całości zapytania.                                                                                                                         PEŁNA TREŚĆ ZAPYTANIA OFERTOWEGO WRAZ Z FIRMULARZEM OFERTOWYM ZNAJDUJĄ SIĘ NA BAZIE KONKURENCYJNOŚCI POD LINKIEM https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publicationpropo....