Przedstawiamy kolejne zestawienie nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień w trakcie realizacji projektów współfinasowanych ze środków RPO WP na lata 2014 – 2020, które zostały zdiagnozowane przez IZ w wyniku analizy przedkładanej przez Beneficjentów dokumentacji, z prośbą o ich analizę w celu wykluczenia ewentualnych błędów, które mogą wpłynąć na wysokość dofinansowania Państwa projektu.
Nieproporcjonalność warunków udziału w postępowaniu do przedmiotu zamówienia.
Zamawiający udzielając zamówienia na 1 urządzenie, zdefiniował warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia. Określając warunek udziału w postępowaniu dotyczący wiedzy i doświadczenia, Zamawiający zobowiązał potencjalnych wykonawców do wykazania się doświadczeniem w postaci wykonania w okresie ostatnich 5 lat dostaw 40 specjalistycznych urządzeń.
Przedstawiony warunek udziału w postępowaniu jest nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia. Postawienie warunku dostawy 40 urządzeń przy zamówieniu 1 urządzenia jest warunkiem nadmiernym. Zamawiający, odnosząc się do rodzaju i wartości szacowanego zamówienia, powinien w taki sposób określić warunki udziału w postępowaniu, aby zamówienie mogli wykonać wykonawcy do tego zdolni. W żadnym wypadku zamawiający nie może nadmiernie, wykraczając znacznie poza rozmiar przedmiotu zamówienia określać warunków udziału w postępowaniu.
Wymagania Zamawiającego muszą być adekwatne do przedmiotu zamówienia – ani zbyt wysokie, gdyż mogłyby utrudniać uczciwą konkurencję, ani zbyt niskie, gdyż przez selekcję przeszliby wykonawcy niezdolni do realizacji zamówienia. W omawianym przypadku poprzez nadmierny warunek udziału w postępowaniu została odrzucona tańsza oferta, w której wykonawca wykazał się wykonaniem dostaw w ilości 32 sztuk urządzeń.
Zastosowanie nieproporcjonalnych warunków udziału w postępowaniu stanowi naruszenie pkt. 9 i pkt. 19 Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 w sprawie udzielenia zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych – dalej: Wytyczne. Wskazana kategoria nieprawidłowości indywidualnej skutkuje pomniejszeniem wartości wydatków kwalifikowanych metodą wskaźnikową w wysokości 25% wartości wydatków kwalifikowanych.
Niedopełnienie obowiązku odpowiedniego ogłoszenia.
Beneficjent planował zakupić 17 rodzajów form na łączną kwotę przekraczającą równowartość 209.000 euro.
W ramach planowych 17 rodzajów form Beneficjent przeprowadził postępowanie ofertowe obejmujące dostawę dwóch form o szacunkowej wartości poniżej 209.000 euro. Zapytanie ofertowe na ww. formy zostało wysłane do trzech potencjalnych wykonawców oraz zostało upublicznione na stronie internetowej Beneficjenta i stronie IZ, przy czym termin złożenia oferty wyznaczono na 7 dni, licząc od dnia upublicznienia zapytania ofertowego.
Zamawiający oszacował wartość zamówienia na podstawie wartości wyłącznie dwóch form, które planował zamówić. W efekcie zastosował nieprawidłową procedurę udzielenia zamówienia, wyznaczając krótszy niż wymagany dla łącznej wartości szacunkowej zamówienia termin złożenia ofert. Szacując wartość zamówienia Zamawiający powinien określić jego wartość biorąc pod uwagę wszystkie 17 rodzajów form jakie planuje zakupić (niezależenie od tego czy zamierza udzielać zamówienia w całości, czy w częściach). Takie działanie, co do ustalenia wartości zamówienia dla 17 rodzajów form powinno wynikać z faktu, iż dostawy te są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, mogą być dostarczone przez jednego wykonawcę oraz istnieje możliwość udzielenia zamówienia w tym samym czasie przez kilku wykonawców.
Tożsamość rodzajowa lub funkcjonalna zamówienia zachodzi, jeżeli usługi, dostawy lub roboty budowlane są tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu. W związku z tym, Zamawiający powinien potraktować wspomniany wcześniej zakres rzeczowy jako jedno zamówienie, bowiem posiada on podobne przeznaczenie, tj. dostawy mają zasadniczo te same lub podobne funkcje techniczne lub gospodarcze.
Uwaga! Należy odróżnić zakaz podziału zamówienia w ramach szacowania jego wartości od podziału zamówienia na części w trakcie przeprowadzania procedury o udzielenie zamówienia. Podział zamówienia na części (bądź dopuszczenie składania ofert częściowych) jest wręcz wskazany wówczas, gdy nie istnieją podstawy do udzielenia zamówienia w całości jednemu wykonawcy. Działanie takie zwiększa konkurencyjność oraz ułatwia dostęp do zamówienia sektorowi MŚP.
Sposób w jaki nastąpiło oszacowanie wartości zamówienia spowodował zastosowanie nieprawidłowej procedury udzielenia zamówienia, poprzez wyznaczenie zbyt krótkiego terminu składania ofert. Brak możliwości precyzyjnego wskazania kwot wydatków poniesionych nieprawidłowo powoduje konieczność obliczenia wartości pomniejszenia w oparciu o kategorię nieprawidłowości indywidualnej, która przewiduje za tego typu naruszenie pomniejszenie wydatków kwalifikowanych o 25%.
Dyskryminujący opis przedmiotu zamówienia.
W opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający dokonał opisu urządzenia w sposób dyskryminujący poprzez powielenie specyfikacji technicznej konkretnego produktu. Tak skonstruowany opis w sposób zbyt rygorystyczny określał wymagania wobec przedmiotu zamówienia, przez co wskazywał na jeden konkretny produkt. Należy podkreślić, że naruszenie uczciwej konkurencji poprzez zastosowanie dyskryminującego opisu przedmiotu zamówienia zachodzi nie tylko wówczas, gdy zamawiający stosuje nazwy własne produktu, ale również wtedy, gdy zbyt szczegółowy opis parametrów wskazuje na jeden konkretny produkt.
Bez znaczenia jest fakt, iż dany produkt może dostarczyć więcej niż jeden dostawca (dystrybutor). Sytuacja taka dopuszcza wyłącznie konkurencję pozorną, czyli konkurencję pomiędzy dostawcami tego samego produktu. Prawidłowo opisany przedmiot zamówienia winien określać wyłącznie parametry niezbędne i uzasadnione z punktu widzenia zamawiającego. Prawidłowy opis przedmiotu zamówienia wpływa bezpośrednio na liczbę złożonych ofert, w których oferowane są produkty różnych producentów.
Działanie opisane powyżej utrudnia uczciwą konkurencję, co stanowi naruszenie pkt. 9 oraz pkt. 21 lit. a ppkt. i Wytycznych. Zgodnie z pkt. 9 Wytycznych, „Beneficjent zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający w szczególności zachowanie zasad równego traktowania wykonawców, przejrzystości, uczciwej konkurencji (…) w ramach realizowanego zamówienia”. Doprecyzowaniem ogólnej zasady uczciwej konkurencji wynikającej z treści pkt. 9 Wytycznych jest określony w pkt. 21 lit. a ppkt. i Wytycznych, tj. obowiązek upublicznienia zapytania ofertowego, zawierającego co najmniej „opis przedmiotu zamówienia, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu (…) chyba, że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności.”
Ze względu na brak możliwości precyzyjnego wskazania kwot wydatków poniesionych nieprawidłowo, wielkość stwierdzonej nieprawidłowości została obliczona w oparciu o kategorię, zgodnie z którą zastosowanie dyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia skutkuje pomniejszeniem wartości wydatków kwalifikowanych w wysokości 25%.
Nieuprawnione skrócenie terminów składania ofert.
Beneficjent prawidłowo określił tryb postępowania – zamówienie udzielono zgodnie z zasadą konkurencyjności. Treść pkt. 27 lit. i Wytycznych wskazuje, że „termin składania ofert nie może być krótszy niż 7 dni od daty publikacji ogłoszenia dla zamówień dotyczących dostaw i usług”, przy czym (co wynika wprost z przypisu dolnego do pkt. 5) termin należy liczyć zgodnie z art. 111 Kodeksu Cywilnego. Wskazany przepis Kodeksu Cywilnego ustala początek biegu terminu oraz moment jego upływu w następujący sposób:
Art. 111. § 1. Termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia.
§ 2. Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenia, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.
Publikacja ogłoszenia o udzielenie zamówienia miała miejsce dnia 20 lipca 2016 r., zatem bieg terminu rozpoczął się 21 lipca 2016 roku. Siedmiodniowy termin składania ofert kończył się więc z upływem dnia 27 lipca 2016, gdzie dzień należy rozumieć jako pełną 24 godzinną dobę trwającą od północy do północy. Natomiast w analizowanym przypadku Beneficjent określił, iż termin składania ofert upływa o godzinie 16:00 dnia 27 lipca, zatem skrócił termin składania ofert do 6 dni i 16 godzin. Działanie takie należy potraktować jako naruszenie pkt. 27 lit. i Wytycznych.
W omówionym przypadku IZ postanowiła o pomniejszeniu dofinansowania w oparciu o tzw. metodę wskaźnikową, przy użyciu obniżonego wskaźnika 2 %.